Εάν έχετε λάβει ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συνάδελφο με υπερβολικά λεπτομερείς οδηγίες, αναστατωμένα αιτήματα ή τρόπος περιλαμβάνονται πάρα πολλοί περιττοί παραλήπτες, γνωρίζετε για τη σημασία της αποτελεσματικής επικοινωνίας μέσω email στην εργασία. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται χωρίς οργάνωση ή σκέψη μπορούν στην πραγματικότητα να παρεμποδίσουν τη ροή εργασίας, γενικά ενοχλούν τους ανθρώπους και προκαλούν αλλιώς αποφευχθείσα επικοινωνία.

Λοιπόν, πώς δημιουργείτε ένα σαφές, αποτελεσματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιτυγχάνει τη σωστή ισορροπία μεταξύ λεπτομερών και συνοπτικών. αυτό που χτυπά όλα τα σωστά θέματα για όλα τα κατάλληλα άτομα που εμπλέκονται; Πρώτα πρέπει να γνωρίζετε πότε κάτι πρέπει να σταλεί μέσω email - σε αντίθεση με ένα άμεσο μήνυμα, σε προσωπική συνάντηση , ή τηλεφωνική κλήση . Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ιδανικά για την αποστολή μεγαλύτερων λιστών οδηγιών, για έλεγχο σε ένα έργο ή για κοινή χρήση αρχείων. Η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα διασφαλίσει επίσης μια γραπτή καταγραφή τυχόν σημαντικών συνομιλιών που θα πρέπει να αναφερθείτε αργότερα. Εδώ είναι έξι πράγματα που κάνουν όλοι οι αποτελεσματικοί συντάκτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν πατήσουν «αποστολή»

1. Μεγιστοποιήστε τη γραμμή θέματος

Πρώτα πράγματα πρώτα, θα θέλετε να προσαρμόσετε τη γραμμή θέματος στο μήνυμα ή / και στην απάντησή σας. Γράφετε σε κάποιον που σας έστειλε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την περασμένη εβδομάδα; Μην τραβήξετε ένα παλιό, άσχετο μήνυμα και χτυπήστε «απάντηση» - σας ξεχνάει ακριβώς ο παραλήπτης σας τι σας έγραψαν πριν από μια εβδομάδα. Βοηθήστε να τους προσανατολίσετε και να συνθέσετε μια απάντηση με μια νέα γραμμή θέματος που να αντικατοπτρίζει είτε το νέο θέμα είτε την απάντησή σας στο μήνυμά τους (ας πούμε, πληροφορίες για τον νεότερο πελάτη μας, Jane Doe ή Οδηγίες για το νέο μας σπίτι στο Κλίβελαντ), λέει ο Peggy Duncan, εμπειρογνώμονας προσωπικής παραγωγικότητας στην Ατλάντα. Θα είναι λιγότερο πιθανό να συγχέετε τον παραλήπτη και το μήνυμά σας θα είναι πιο εύκολο να το βρείτε αργότερα.

δώρο γενεθλίων για τη γυναίκα που έχει τα πάντα

Δεύτερον, να είστε συγκεκριμένοι. Για παράδειγμα, εδώ είναι μια κακή / αόριστη θεματική γραμμή: Συνάντηση προσωπικού. Τώρα, εδώ είναι καλύτερο: Φέρτε αυτό το συνημμένο στις 2 μ.μ. σύσκεψη προσωπικού. Όταν συμπεριλαμβάνετε στοιχεία, όπως μια ενέργεια που απαιτείται ή τις λεπτομέρειες όπου και πότε, βοηθάτε τον παραλήπτη να εκτιμήσει αμέσως τη σημασία του μηνύματός σας, λέει η Marsha Egan, συγγραφέας του Το Inbox Detox και η συνήθεια του E-mail Excellence (20 $; amazon.com ). Θα τους βοηθήσει επίσης να θυμούνται να ολοκληρώσουν την απαιτούμενη εργασία.

Δεν είστε σίγουροι τι πρέπει να είναι το θέμα; Σκεφτείτε τις λέξεις-κλειδιά που θα χρησιμοποιήσετε αν έπρεπε να βρείτε το email αργότερα, λέει ο Nick Morgan, συγγραφέας του Μπορείς να με ακούσεις? Πώς να συνδεθείτε με άτομα σε έναν εικονικό κόσμο (11 $; amazon.com ).

2. Παρέχετε λεπτομερείς οδηγίες

Η σαφήνεια των γραπτών οδηγιών μπορεί να δημιουργήσει ή να σπάσει την αποτελεσματικότητα ενός email εργασίας. Εάν αναθέτετε αντίστοιχα καθήκοντα σε μια ομάδα ατόμων, αναλύστε τα κατά άτομο και χρησιμοποιήστε κουκκίδες για να βοηθήσετε όλους να γνωρίζουν ακριβώς τι χρειάζεστε βοήθεια από τον καθένα, συγκεκριμένα.

3. Επιλέξτε προσεκτικά τους παραλήπτες

Γράψτε το email πριν προσθέσετε τους παραλήπτες, λέει η Vanessa Van Edwards, συγγραφέας του Γοητεύστε την επιστήμη της επιτυχίας με τους ανθρώπους (12 $; amazon.com ). Αυτό όχι μόνο θα αποτρέψει την τρομερή τυχαία αποστολή, αλλά και θα σας επιτρέψει να προσθέσετε παραλήπτες με βάση το περιεχόμενο του email. Θέλετε να αποφύγετε αυτές τις μεγάλες αλυσίδες email πολλαπλών ατόμων; Εάν χρειάζεστε πολλά άτομα για να σχολιάσετε κάτι, όπως ένα έγγραφο, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο αρχείο (όπως ένα Έγγραφο Google), όπου όλοι μπορούν να προτείνουν αλλαγές σε ένα χώρο χωρίς να στέλνουν χίλια email.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Όλα όσα πρέπει (και δεν πρέπει) Συμπεριλάβετε σε ένα email εκτός γραφείου

4. Κόψτε τη γλώσσα αποστράγγισης

Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα snafu που χρειάζεται διόρθωση; Αντί να αποτρίχουμε ποιητικά για το τι είναι μια έλξη ή ποιος είναι το λάθος, εστιάστε στο απαιτείται δράση για την επίλυση ενός προβλήματος. Για παράδειγμα, αντί να πείτε, 'Ο πελάτης έχει πρόβλημα με την παρουσίασή μας και θα είναι δύσκολο να διορθωθεί' δοκιμάστε 'Θα ήθελα πολύ τη βοήθειά σας να διορθώσετε κάτι που ο πελάτης έφερε στην κλήση μας.' Αυτό θα κάνει δίνοντας αρνητικά σχόλια ή ζητώντας πιο δυσάρεστες εργασίες μέσω email πιο αποτελεσματικές.

5. Συμπεριλάβετε οδηγίες απάντησης

Ακόμα και όταν το email σας δεν απαιτεί απάντηση (θα έρθω σε ραντεβού γιατρού για τις επόμενες δύο ώρες ή μπορείτε να υποβάλετε την αναφορά σας αύριο αντί σήμερα), πολλοί άνθρωποι αισθάνονται υποχρεωμένοι να το αναγνωρίσουν με ΟΚ ή Ευχαριστώ. Δώστε σε αυτούς τους ανθρώπους μια εύκολη λύση. Αν δεν θέλετε να ακούσετε ξανά, συμπεριλάβετε την ένδειξη 'Δεν απαιτείται απάντηση' στο τέλος του μηνύματός σας, λέει ο Ντάνκαν. Εξοικονομεί χρόνο και στα δύο άκρα και σταματά τα άχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την ακαταστασία των εισερχομένων. Επίσης, μην διστάσετε να γράψετε Ευχαριστώ εκ των προτέρων όταν κάνετε μια ερώτηση σε κάποιον. Θα σας εμποδίσει να αισθανθείτε τον πειρασμό να στείλετε μια γραμμή ευχαριστώ όταν το άτομο γράψει πίσω.

6. Μην πάρετε πολύ προσωπικό

Τα email είναι για γεγονότα, όχι για συναισθήματα, λέει ο Egan. Λόγω της έλλειψης φωνητικής κάμψης και γλώσσας του σώματος στην ψηφιακή αλληλογραφία, ορισμένα συναισθήματα - πώς αισθάνεστε για έναν συνάδελφο, τι πιστεύατε για το πάρτι του γείτονά σας - μπορούν εύκολα να παρερμηνευθούν. Εάν θέλετε να θέσετε ένα ευαίσθητο (ή λιγότερο από θετικό) ζήτημα, καλέστε τους αντ 'αυτού.

ποιος τύπος σουτιέν είναι καλύτερος

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Οι 7 εντολές της εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να ακολουθήσουν όλοι

• Από τον Caylin Harris
• Από την Άντρα Τσαντίμ
• Από την Maggie Seaver