Στον εργασιακό κόσμο, υπάρχουν λίγα πιο ευπρόσδεκτα ακρωνύμια από το OOO. Εκτός από το ότι είναι η πύλη της υπόσχεσης για μια ανέμελη ύπαρξη, ο ορισμός ενός μηνύματος εκτός γραφείου στο email εργασίας σας είναι ένας πρακτικός τρόπος για να ενημερώσετε τους συναδέλφους και τους πελάτες σας ότι θα είναι δύσκολο να φτάσετε - αν όχι προσιτό - για ένα συγκεκριμένο ποσό χρόνος. Έτσι, ενώ δεν χρειάζεται να το σκεφτείτε υπερβολικά (δεν γράφετε ένα μυθιστόρημα εδώ), έχει σημασία τι συμπεριλαμβάνετε.
σαμπουάν για ξηρό τριχωτό της κεφαλής και βαμμένα μαλλιά
Μπορεί να αισθάνεται λίγο αμήχανο και ρομποτικό να προ-γράψετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου, αλλά είναι απαραίτητο και χρήσιμο για όποιον μπορεί να προσπαθήσει να φτάσει ενώ πίνετε το Mai Tais στην παραλία ή πεζοπορία στο Μάτσου Πίτσου. (Επιπλέον, ο ορισμός ενός μηνύματος μακριά θα σας βοηθήσει να αποσυνδέσετε και να χαλαρώσετε εάν έχετε πρόβλημα να αφήσετε τη δουλειά σας.) Εδώ τι πρέπει να πείτε (και τι να μην πείτε) στην αυτόματη απάντηση των διακοπών σας.
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: 9 τρόποι αποθήκευσης για τις διακοπές που αξίζετε
1. Συμπεριλάβετε ένα χαιρετισμό και αποσύνδεση.
Φυσικά, ο τρόπος με τον οποίο ξεκινάτε ένα μήνυμα OOO θα εξαρτηθεί από την προσωπική σας προτίμηση και το περιβάλλον εργασίας σας. Ενώ ένα μεγάλο «γεια» δεν είναι απολύτως απαραίτητο, πρέπει να ξεκινήσετε κάπου και είναι ωραίο να προσθέσετε μια ανθρώπινη πινελιά. Αν πηδήξω κατευθείαν έξω από το γραφείο ... νιώθω πολύ περίεργο και αποσυνδεδεμένο από εσάς, διευκολύνετέ το με ένα απλό, Γεια σας ή Ευχαριστώ για το email σας.
Το ίδιο ισχύει και για την υπογραφή σας. Καλώς ήλθατε να αποχωρήσετε με την ημερομηνία της επιστροφής σας, αλλά εάν έχει νόημα να κλείσετε με κάτι όπως, 'Ευχαριστώ!', 'Καλύτερο, (το όνομά σας)' ή 'Έχετε ένα υπέροχο Σαββατοκύριακο (ή εισαγάγετε διακοπές εδώ)! ', πηγαίνετε για αυτό.
2. Συμπεριλάβετε πόσο καιρό θα είστε έξω.
Αναφέρετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης: Θα ταξιδέψω από τις 3 έως τις 7 Ιουλίου και δεν θα ελέγξω email. Θα απαντήσω στη σημείωσή σας το συντομότερο δυνατό όταν επιστρέψω στο γραφείο στις 8 Ιουλίου. (Μην ξεχάσετε να απενεργοποιήσετε την απάντησή σας στις διακοπές όταν επιστρέψετε!).
3. Συμπεριλάβετε εάν θα ελέγχετε το email ή όχι.
Ένα μήνυμα εκτός σύνδεσης δεν είναι μόνο χρήσιμο όταν πρόκειται εντελώς εκτός δικτύου. Ίσως ταξιδεύετε για εργασία ή για απομακρυσμένη εργασία, καθιστώντας την επικοινωνία σποραδική και σύνδεση WiFi αρκετά εύκολη. Εάν δεν θα ελέγχετε ή θα απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πείτε το (βλέπε παραπάνω παράδειγμα). Διαφορετικά, είναι χρήσιμο να ορίσετε ένα μήνυμα που να προειδοποιεί τα άτομα στα οποία δεν θα είστε τόσο αξιόπιστοι λόγω ταξιδιωτικών υποχρεώσεων ή υποχρεώσεων στον ιστότοπο. Είναι όλα σχετικά με τον καθορισμό προσδοκιών για όσους προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας. Για παράδειγμα: Σας ευχαριστούμε για τη σημείωσή σας! Θα ταξιδεύω για φωτογράφηση έως τις 3 Ιουλίου και θα ελέγχω περιοδικά τα email / θα έχω περιορισμένη πρόσβαση σε email και ενδέχεται να αργή να απαντήσω.
4. Συμπεριλάβετε πώς να επικοινωνήσετε μαζί σας (αν όχι καθόλου).
Εάν θα είστε διαθέσιμοι σε κάποια χωρητικότητα, περιγράψτε πώς ακριβώς να έρθετε σε επαφή. Για παράδειγμα: Δεν θα ελέγξω email, αλλά αν πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί μου για οποιονδήποτε λόγο, επικοινωνήστε μαζί μου στο κινητό μου… Ή: Εάν αυτό είναι ευαίσθητο στο χρόνο, μη διστάσετε να μου στείλετε ξανά email (ημερομηνία επιστροφή) έτσι είναι στην κορυφή των εισερχομένων μου. Ή: Για επείγοντα αιτήματα, επικοινωνήστε (όνομα βοηθού, συναδέλφου, ελεύθερου επαγγελματία ή άλλου διαθέσιμου, κάλυψη στο γραφείο). Πριν συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας ενός άλλου συναδέλφου στο OOO σας, καθαρίστε τα μαζί τους - ακόμα κι αν είστε ο ανώτερος τους, το head-up εξακολουθεί να είναι μια καλή ευγένεια.
5. Αποφύγετε τα περιττά προσωπικά στοιχεία.
Αν θέλετε άδεια μητρότητας / πατρότητας ή παντρευτείτε εκείνο το Σαββατοκύριακο (!), Είναι εντάξει να συμπεριλάβετε - αλλά πρόκειται για την προσωπική κοινή χρήση για να γίνει αυτόματη απάντηση. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να αντιδράσετε στο μήνυμα κάποιου μακριά που αναφέρεται σε πάρα πολλές προσωπικές λεπτομέρειες. Θέλετε το άτομο που βρίσκεται στο παραλήπτη να γνωρίζει a), αν θα απαντάτε ή όχι στο email του και β), πότε μπορεί να περιμένει να σας απαντήσει. Οτιδήποτε άλλο είναι πιθανώς TMI, οπότε κρατήστε το απλό.
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Ο καλύτερος τρόπος για να υπογράψετε email, εάν θέλετε μια γρήγορη απάντηση
