Όποιος είναι βαθύς στο χρέος μέσω email ξέρει πόσο αγχωτικό μπορεί να οφείλει σε κάποιον (ή πολλούς ανθρώπους) μια απάντηση. Ξέρουν επίσης πόσο δύσκολο είναι να αντιμετωπίσετε τη μουσική, να αποκτήσετε την καθυστέρηση και να στείλετε την αποστολή.

Αξίζει να αναγνωρίσετε και να ζητήσετε συγγνώμη για την καθυστέρηση ή να το παίξετε δροσερό και να ενεργείτε σαν να μην υπάρχει τίποτα λάθος; Μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, αξίζει καν να απαντήσετε; Πριν δεσμεύσετε εθιμοτυπία email faux pas, διαβάστε τις μεγαλύτερες δόσεις και δεν πρέπει να απαντήσετε αργά σε ένα email, απευθείας από δύο ειδικούς στην εθιμοτυπία (συν μερικά δείγματα απαντήσεων για να ξεκινήσετε).

1. Αναγνωρίστε αν πραγματικά αργείτε να απαντήσετε.

Αποφασίστε εάν είστε πολύ αργά ή απλά αισθάνεστε ένοχοι, λέει η Diane Gottsman, εθνικός ειδικός εθιμοτυπίας, ο συγγραφέας του Σύγχρονη εθιμοτυπία για μια καλύτερη ζωή (9 $; amazon.com ) και ιδρυτής του The Protocol School of Texas. Έχετε ένα 24ωρο παράθυρο ή μία εργάσιμη ημέρα, για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι έκτακτης ανάγκης.

2. Ως επί το πλείστον, αξίζει συγνώμη.

Συμβαίνει, όλοι χάνουν προθεσμίες ή ξεχνούν να γράψουν ξανά - ποτέ δεν πονάει να το αναγνωρίσω πριν προχωρήσουμε. Όταν συμβεί αυτό, είναι απαραίτητη μια συγγνώμη, λέει ο Jodi R.R. Smith, πρόεδρος της Mannersmith etiqueting consulting και συγγραφέας του Το βιβλίο εθιμοτυπίας: Ένας πλήρης οδηγός για τους μοντέρνους τρόπους (10 $; amazon.com ). Ζητήστε συγνώμη και προωθήστε τη συνομιλία.

ποιο είναι το καλύτερο ντεμακιγιάζ ματιών

3. Κρατήστε το σύντομο και στο σημείο.

Το αντικείμενο ενός email είναι να είναι γρήγορο, ενημερωτικό και περιεκτικό. Έτσι πρέπει να χειρίζεστε την εποπτεία της μη άμεσης απόκρισης (σκόπιμα ή όχι), λέει ο Gottsman. Δεν χρειάζεται να κάνετε κερί ποιητικό, να μοιράζεστε TMI ή να κάνετε δικαιολογίες.

Οι εξηγήσεις συχνά παρεμποδίζουν μόνο, λέει ο Smith. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ψηλές ιστορίες, και σίγουρα δεν χρειάζεται για την άσχημη αλήθεια.

Εάν πρόκειται να ενέσετε μια μικρή προσωπικότητα σε αυτό, ο Gottsman λέει να πάει με κάτι απλό: Λυπάμαι που δεν επικοινωνήσαμε μαζί σας νωρίτερα. Έρευνα το αίτημά σας και αγνόησα ακούσια να απαντήσω αμέσως. Και αφήστε το σε αυτό.

πώς θα κάνετε το σάλτσα πιο πηχτό

4. Επιλέξτε τα λόγια σας με σύνεση.

Φυσικά, αν είστε κοντά στο άλλο άτομο, ένας πιο απλός και συνομιλητικός τόνος είναι κατάλληλος. Ο Gottsman λέει μια απάντηση, 'Ωχ, λυπάμαι που πήρα τόσο πολύ για να σας απαντήσω. Σε παρακαλώ συγχώρεσέ με! είναι υπέροχο για κάποιον που είστε κοντά, αλλά ίσως όχι για επαγγελματική ανταλλαγή email με το αφεντικό σας. Ένα μυστικό που έχουν πολλοί διευθυντές είναι όταν μια αναφορά αποκρίνεται αργά χρησιμοποιώντας αργκό όπως, 'Κακά'. Αντιμετωπίζεται ως απλό ή ανόητο. Καλύτερα να παραμείνουμε σε έναν επαγγελματία δοκιμασμένο και αληθινό όπως, Συγγνώμη για την καθυστέρηση, θα το κάνω σωστά και θα προχωρήσω καλύτερα.

5. Λύστε για να είστε καλύτεροι.

Η αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με προθεσμία στα εισερχόμενά σας δεν είναι διασκεδαστική και είναι επίσης ενοχλητικό για το άλλο άτομο. Θέστε το στο μέλλον να επισημάνετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μην παραβλεφθούν, λέει ο Gottsman. Η αναβλητικότητα με μια καθυστερημένη απάντηση κάνει την κατάσταση πιο δυσάρεστη.

ο υγραντήρας βοηθά το ξηρό δέρμα

Λίγα δείγματα μηνυμάτων καθυστερημένης απάντησης

Εάν χάσατε μια σημαντική προθεσμία εργασίας, ο Σμιθ λέει να το αποκτήσει, τότε πείτε σας ευχαριστώ για την υπομονή τους:

Συγγνώμη για την καθυστέρηση. Ολοκληρώνουμε το έργο τώρα και θα σας προσφέρουμε αύριο όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες από την COB. Σας ευχαριστούμε για τον επιπλέον χρόνο, καθώς καταφέραμε να απαντήσουμε πλήρως σε όλες τις ερωτήσεις σας και ανυπομονούμε να μιλήσουμε μαζί σας στη συνάντηση την επόμενη εβδομάδα.

Εάν κάποιος σας έστειλε μια φιλική σημείωση χωρίς προθεσμία, αλλά αυτό συνεπάγεται μια ευγενική απάντηση, ο Gottsman προτείνει:

Σας ευχαριστώ για το ευγενικό email σας σχετικά με την πρόσφατη προσφορά μου. Μετακομίζω γραφεία τις τελευταίες μέρες και ο χρόνος έφυγε από μένα. Ανυπομονώ να επικοινωνήσω μαζί σας στο μίξερ της επόμενης εβδομάδας.

Εάν εντελώς έχασε μια προθεσμία RSVP , Λέει ο Σμιθ, κάνε το γεύμα σου σύντομο και γλυκό και επικεντρωθείς στην εκδήλωση.

Λυπάμαι που λείψαμε την ημερομηνία RSVP σας, φυσικά θα είμαστε στην ειδική σας εκδήλωση. Έχω ήδη το φόρεμά μου και ο σύζυγός μου σχεδιάζει να φορέσει τα παπούτσια χορού του.

Μπορώ να φτιάξω μια γλυκοπατάτα στο φούρνο μικροκυμάτων;

Εάν έχετε λάβει άσχημα νέα από έναν φίλο ή συγγενή και έχετε αναβάλει την απάντησή σας, ο Σμιθ αρέσει αυτή η ήπια προσέγγιση:

Το email σας ήρθε ως απόλυτη έκπληξη και ήθελα να περιμένω έως ότου είχα μια ήσυχη στιγμή για να απαντήσω πραγματικά. Αυτή πρέπει να είναι μια πολύ δύσκολη στιγμή…

Ο μόνος χρόνος είναι εντάξει να μην απαντήσω

Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κάτι που δεν σας ενδιαφέρει (σκεφτείτε: μαζικές προσκλήσεις) ή από κάποιον που προτιμάτε να αποκλείσετε, πατήστε & apos; διαγράψτε & apos; και μην σκέφτεστε δύο φορές, λέει ο Gottsman.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Όλα όσα πρέπει (και δεν πρέπει) Συμπεριλάβετε σε ένα email εκτός γραφείου