Πολλοί από εμάς το αντιμετωπίζουμε: στοίβες αλληλογραφίας σε τυχαίες περιοχές σε όλο το σπίτι, από το πάγκος κουζίνας στο γραφείο στο σπίτι . Στην πραγματικότητα, η Έλεν Ντελάπ, πρόεδρος της Εθνική Ένωση Παραγωγικότητας και Οργανωτικών Επαγγελματιών , λέει ότι ακόμη και στην εποχή της αυτόματης πληρωμής και της ηλεκτρονικής χρέωσης, η ακαταστασία αλληλογραφίας είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους για τους οποίους οι πελάτες την αποκαλούν. Εάν αυτό είναι ένα ζήτημα για εσάς, είναι πιθανό να κάνετε ένα από αυτά τα κοινά - αλλά εντελώς διορθωμένα - λάθη, προσθέτει. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς μπορείτε να αντιμετωπίσετε αυτόν τον πύργο αλληλογραφίας για πάντα. Ξεχάστε τα εισερχόμενα μηδέν, έχουμε να κάνουμε το μηδενικό γραμματοκιβώτιο.

Σχετικά Αντικείμενα

1 Περιμένετε να πετάξετε ανεπιθύμητη αλληλογραφία.

Μόλις μπείτε στο σπίτι σας, δέσμη αλληλογραφίας στο χέρι, ανατρέξτε γρήγορα και απορρίψτε όλα τα προφανή σκουπίδια. Εάν δεν το κάνετε αυτό, η στοίβα αλληλογραφίας σας φαίνεται πιο συντριπτική, λέει ο Joni Weiss, πιστοποιημένος επαγγελματίας διοργανωτής και συνιδιοκτήτης της Πρακτικά τέλεια . Κάντε τον πιο εύκολο στον εαυτό σας ρυθμίζοντας ένα κάδο απορριμμάτων κοντά στο σημείο όπου διατηρείτε το ταχυδρομείο, ώστε να μπορείτε να πετάξετε ανεπιθύμητα φυλλάδια, εγκύκλιοι και καταλόγους χωρίς δεύτερη σκέψη.

δύο Δεν έχετε καθορισμένο μέρος για αλληλογραφία.

Ένας από τους απλούστερους τρόπους για τον έλεγχο της ακαταστασίας αλληλογραφίας είναι να ορίσετε μια συγκεκριμένη περιοχή για αυτό, αντί να έχετε κάποια αλληλογραφία διασκορπισμένη στον πάγκο της κουζίνας σας και οι υπόλοιποι να συσσωρεύονται στο θάλαμο. Κάθε νοικοκυριό πρέπει να έχει ένα σημείο προσγείωσης για το ταχυδρομείο, λέει ο Kitt Fife, πιστοποιημένος επαγγελματίας διοργανωτής και συνιδιοκτήτης του Πρακτικά τέλεια . Για πολλούς ανθρώπους αυτό καταλήγει να είναι ένα τραπέζι εισόδου ή ένας μετρητής κουζίνας, αλλά κάθε περιοχή με υψηλή κίνηση είναι δίκαιο παιχνίδι. Θα πρέπει να φαίνεται ελκυστικό και να ταιριάζει οπτικά με το χώρο που χρησιμοποιείτε, προσθέτει ο Dulap.

3 Πετάτε όλα τα μηνύματά σας σε ένα γιγαντιαίο καλάθι.

Ακόμα κι αν η αλληλογραφία σας είναι κρυμμένη σε έναν κομψό κάδο, θα ξεφύγει γρήγορα χωρίς σύστημα. Η Delap συνιστά να αφιερώνετε λίγα λεπτά κάθε μέρα για να ταξινομήσετε τα μηνύματα σε κατηγορίες που περιέχονται σε μικρότερους διοργανωτές, όπως μια ταξινόμηση επιτραπέζιων υπολογιστών, κάτοχοι περιοδικών ή κρεμασμένους φακέλους. Είναι εντυπωσιακό να κοιτάς ένα ολόκληρο κουτί ή καλάθι αντί για ένα αρχείο περιοδικού, λέει. Η αλληλογραφία συσσωρεύεται γρηγορότερα με έναν καλό τρόπο - γίνεστε υπεύθυνοι για την αντιμετώπιση του πιο συχνά. Προτείνει να διατηρήσετε οτιδήποτε απαιτεί ενέργεια στο ταχυδρομείο σας (σκεφτείτε: μια πρόσκληση που απαιτεί RSVP, λογαριασμούς που οφείλονται ή κουπόνια με επικείμενη ημερομηνία λήξης). Τα χαρτιά που δεν απαιτούν ενέργεια μπορούν να τοποθετηθούν σε ξεχωριστή κατηγορία ή κατηγορίες, για επεξεργασία σε μεταγενέστερη ημερομηνία, είτε πρόκειται για αρχειοθέτηση, σάρωση ή τεμαχισμό.

4 Η περιοχή αλληλογραφίας σας είναι εκτός δρόμου.

Στον επάνω όροφο σας γραφείο στο σπίτι μπορεί να είναι ένα καταπληκτικό καταφύγιο όταν θέλετε να εργαστείτε με ειρήνη, αλλά αν δεν περπατάτε καθημερινά στο δρόμο σας από το γραμματοκιβώτιο, δεν είναι το καλύτερο μέρος για αλληλογραφία. Εάν πρέπει να κάνετε ένα επιπλέον βήμα, δεν θα ακολουθήσετε », λέει η Fife. «Πρέπει να είναι μέρος της ρουτίνας που έχετε ήδη δημιουργήσει. Σκεφτείτε πού ρίχνετε τα κλειδιά ή τα γυαλιά ηλίου σας. Εκεί θέλετε να ρυθμιστεί το σύστημά σας. Κάντε το όσο το δυνατόν πιο εύκολο για τον εαυτό σας. Προτείνει επίσης να εξετάσετε ένα φορητό σύστημα, όπως ένα [tempo-ecommerce src = 'https: //www.amazon.com/Kate-Laurel-Decorative-Polished-Handles/dp/B01N134IJW/ref=sr_1_1_sspa? Ie = UTF8 & qid = 1533909144 & sr = 8-1-spons & Keywords = tray & psc = 1 'rel =' sponsored '> τροχαίο καλάθι, μπορείτε εύκολα να μετακινηθείτε από το καθορισμένο σημείο αλληλογραφίας σας όπου κι αν πληρώνετε λογαριασμούς ή να υποβάλετε έγγραφα.

5 Δεν αξιοποιείτε στο έπακρο τις κατακόρυφες επιλογές αποθήκευσης.

Μικροί κάτοικοι χώρου, χαίρονται: Οι πάγκοι και οι επιτραπέζιοι υπολογιστές δεν είναι τα μόνα σημεία για το ταχυδρομείο σας, μπορείτε επίσης να κρεμάσετε χώρους αποθήκευσης. Μια ανοιχτή περιοχή στον τοίχο μπορεί να είναι εξίσου χρήσιμη, ειδικά εάν εργάζεστε με περιορισμένη επιφάνεια. Τοποθετήστε χαριτωμένο πρόχειρα ή α κρεμαστή επιστολή διοργανωτής , προτείνει η Delap.

6 Δεν έχετε δημιουργήσει μια ρουτίνα αλληλογραφίας.

Η αλληλογραφία δεν πρέπει να παραμένει στο σημείο που έχετε ορίσει μόνιμα - πρέπει είτε να το ανακυκλώσετε είτε να το αρχειοθετήσετε, ώστε ο διοργανωτής της επιλογής σας να μην είναι αδύνατος να διαχειριστείτε. Η Delap προτείνει να έχετε μια στιγμή που να διαβάζετε τακτικά όλα τα μηνύματά σας, ίσως στο τέλος κάθε εβδομάδας. Βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε σε αυτό όταν έχετε υψηλή ενέργεια, επειδή υπάρχουν πολλές αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν, προσθέτει. Για τους περισσότερους ανθρώπους, η αντιμετώπιση της ακαταστασίας χαρτιού είναι το χαμηλότερο μέρος της εβδομάδας τους, οπότε φορέστε μουσική ή πίνετε καφέ ενώ εργάζεστε.

7 Κρατάτε όλα τα μηνύματα με προσωπικά στοιχεία.

Υπάρχουν ορισμένα κομμάτια αλληλογραφίας που δεν χρειάζεται απαραίτητα να διατηρήσετε, αλλά δεν μπορείτε απλώς να τα πετάξετε στον κάδο απορριμμάτων, όπως φόρμες με αριθμούς λογαριασμού ή ευαίσθητες ιατρικές πληροφορίες. Αντί να αφήσετε αυτό το μήνυμα να αιωρείται επ 'αόριστον σε χαρτί, να σχεδιάσετε ένα σχέδιο για να το αντιμετωπίσετε. Η επένδυση σε έναν τεμαχιστή χαρτιού είναι μια επιλογή. Τα παιδιά μου με βοηθούν να τεμαχίσουν », λέει ο Weiss. «Έβαζαν ένα χαρτί τη φορά, και τους κρατά απασχολημένους.

Εάν η προσέγγιση DIY δεν είναι δικό σας, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία που κάνει τον τεμαχισμό για εσάς. Δεν έχω την υπομονή να τεμαχίσω μεμονωμένα έγγραφα », λέει η Fife. «Έχω ένα χώρο στο γραφείο μου όπου συλλέγω ό, τι έχει προσωπικά στοιχεία. Θα κάνω μια φορά με μια ευκρίνεια, μετά θα την βάλω σε μια μεγάλη τσάντα και κάθε άλλο μήνα θα την πάρω σε μια υπηρεσία τεμαχισμού. ' Μια άλλη λύση: Χρησιμοποιήστε ένα σφραγίδα προστασίας κλοπής ταυτότητας για να σβήσετε τα προσωπικά σας στοιχεία, ώστε να μπορείτε να απορρίψετε τα μηνύματα σας αμέσως.