Δώστε σχόλια γρήγορα αλλά όχι αμέσως.
Μην περιμένετε για μια ετήσια κριτική για να αναφέρετε τομείς βελτίωσης. Ενημερώστε γρήγορα τα ζητήματα, ώστε οι λεπτομέρειες να είναι φρέσκες στο μυαλό σας. Μια μέρα μετά από ένα περιστατικό είναι το γλυκό σημείο. έχοντας λίγο χρόνο καταπραΰνει τα καυτά συναισθήματα και σας επιτρέπει να προετοιμαστείτε και να είστε πιο προσεκτικοί με τα λόγια σας. Προς το παρόν, και τα δύο μέρη θα έχουν μια ισχυρότερη, λιγότερο χρήσιμη αντίδραση, λέει η Jennifer Porter, διευθύνων εταίρος της Ομάδα γάμου , μια εταιρεία ηγεσίας και ανάπτυξης ομάδων. Οι ετήσιες ή τριμηνιαίες κριτικές θα πρέπει να καλύπτουν στόχους και να επικεντρώνονται σε μελλοντικά σχόλια - για παράδειγμα, τι πρέπει να κάνει κάποιος περισσότερο ή λιγότερο για να προωθήσει την καριέρα του (Εάν επρόκειτο να γίνετε πιο ικανοί στην ανάλυση δεδομένων, μπορώ να σας δω να πηδάτε στο επόμενο επίπεδο).
Θυμηθείτε την πρόθεσή σας.
Σκεφτείτε γιατί θέλετε να μοιράζεστε τα σχόλιά σας. Το κάνετε αυτό επειδή θέλετε να βοηθήσετε το άτομο να πετύχει, λέει ο Porter. Εκείνη την εποχή, μπορεί να αισθάνεται λιγότερο καλοπροαίρετο από αυτό - ίσως νομίζετε ότι πρέπει απλώς να περιορίσετε τις κακές συνήθειες ή να επιδιορθώσετε την ατημέλητη εργασία - αλλά κάθε είδους ανατροφοδότηση βοηθά την ομάδα σας να μάθει και να αναπτυχθεί. Θέλετε επίσης να κερδίσετε την εμπιστοσύνη τους. Εάν δεν δώσετε τα σχόλια, κάποιος άλλος θα κάνει και μπορεί να μην κάνει τόσο καλή δουλειά όσο θα είχατε, λέει ο Freyan Billimoria, διευθυντής των εργασιών Κοινή χρήση δεξιοτήτων , μια διαδικτυακή κοινότητα μάθησης. Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, εκφράστε την πρόθεσή σας. Πες, το λέω αυτό γιατί σε νοιάζομαι και θέλω να είσαι όσο πιο αποτελεσματική γίνεται.
Σκεφτείτε το περιεχόμενο και όχι την παράδοση.
Πολλοί διευθυντές ανησυχούν για το πώς θα μαλακώσουν το χτύπημα αντί για αυτό που θα λένε, λέει ο Porter. Αυτό είναι σαν να προετοιμάζετε να μιλήσετε και να εστιάσετε σε αυτό που θα φοράτε και όχι στο περιεχόμενο της παρουσίασής σας, σημειώνει. Ρωτήστε τον εαυτό σας, Ποιο είναι το βασικό μου μήνυμα; Τι ελπίζω να απομακρύνει αυτό το άτομο από τη συνομιλία; Τι θέλω να συμβεί στη συνέχεια; Γράψτε τι θα λέτε και εξασκηθείτε στο ντους ή σε έναν αξιόπιστο συνεργάτη. Μηδενίστε τη συμπεριφορά ή τη δράση, αντί να συζητήσετε συναισθήματα, και να δώσετε συγκεκριμένα παραδείγματα, όπως παρατήρησα ότι διακόψατε τους ανθρώπους έξι φορές σε αυτήν τη συνάντηση (σε αντίθεση με τη συμπεριφορά σας σε αγενείς).
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Εδώ είναι ακριβώς πώς να αποκτήσετε ένα ευέλικτο πρόγραμμα στην εργασία
Ξεκινήστε με μια ερώτηση.
Η συζήτηση πρέπει να είναι διάλογος, όχι μονόλογος. Πείτε, θα ήθελα να συζητήσω μαζί σας για να μοιραστώ κάποια σχόλια. Ειναι ΕΝΤΑΞΕΙ αυτο? Είναι ανθρώπινη φύση να πεις ναι, αλλά ζητώντας άδεια, μπορεί να ενισχύσεις τη σχέση, λέει ο Porter. Μια άλλη τακτική: Ζητήστε από το άλλο άτομο να ηγηθεί της συνομιλίας. Πείτε, θα ήθελα να σας μιλήσω Χ . Τι νομίζετε ότι πήγε καλά; Τι δεν νομίζεις; Δώστε στον υπάλληλό σας χρόνο για να απαντήσετε. Σε πολλές περιπτώσεις, γνωρίζουν ήδη πού πέφτουν, λέει ο Fran Hauser, συγγραφέας του Ο μύθος του κοριτσιού της Νίκαιας (16 $; amazon.com ). Όταν ορίζετε τη συνομιλία ως συνεργασία αντί κριτικής, ο τόνος είναι πιο υποστηρικτικός.
Χρησιμοποιήστε λιγότερες λέξεις.
Να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι γίνεται. Ασαφείς ή κλισέ φράσεις (Πρέπει να δουλέψετε για την εκτελεστική σας παρουσία) ή τα ζαχαρωτά σχόλια προκαλούν σύγχυση στον ακροατή, αυξάνοντας την πιθανότητα να χάσουν εντελώς το θέμα σας. Εάν χρησιμοποιείτε 100 λέξεις για να πείτε ότι κάποιος έχασε μια προθεσμία, εξηγείτε υπερβολικά, λέει ο Porter. Και μόλις φορτώσετε τις λέξεις πλήρωσης και τα μαλακτικά (ξέρω ότι είστε υπερβολικά καταπονημένοι), τα σχόλια αρχίζουν να αισθάνονται προσωπικά και η προκατάληψη μπορεί να σέρνεται, λέει η Billimoria. Αντ 'αυτού, φτάστε στο σημείο και αναφέρετε αυτό που παρατηρήσατε. Ας πούμε, παρατήρησα ότι χάσαμε την προθεσμία για τις δύο τελευταίες αναφορές. Τι συνέβη?
Μην μειώνετε το μήνυμά σας.
Η συνήθης συνήθεια να στριμώχνεις αρνητικά σχόλια μεταξύ δύο φετών επαίνους μπορεί να είναι ενστικτώδης, αλλά είναι ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που κάνουν οι διαχειριστές, λέει η Billimoria. Η απόκρυψη των σχολίων μέσα στα κοφτερά αφαιρεί τη δύναμη από τα λόγια σας. Οι άνθρωποι το βλέπουν να έρχεται. τότε θα απορρίψουν το θετικό, θα περιμένουν το αρνητικό και δεν θα εμπιστευτούν αυτό που έχετε να πει, λέει ο Porter. Τι μπορείτε να κάνετε για να είστε ευγενικοί αλλά άμεσοι: Εκφράστε τα σχόλια θετικά, λέει ο Hauser. Πείτε, Πολλά πάνε καλά, αλλά έχω εποικοδομητικά σχόλια για ορισμένα πράγματα που χρειάζονται βελτίωση ή έχω κάποιες συμβουλές που μπορεί να σας βοηθήσουν.
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Αντιμετωπίστε τα εισερχόμενά σας για καλό με αυτές τις συμβουλές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν επαγγελματία
Παρέχετε το πλαίσιο.
Γιατί σας ενδιαφέρει αν κάποιος παραδώσει την εργασία αργά; Ή δεν διαμορφώνεται τέλεια οι παρουσιάσεις; Οι απαντήσεις μπορεί να είναι προφανείς σε εσάς, αλλά ένας υπάλληλος πρέπει να καταλάβει γιατί πίσω από τα σχόλιά σας. Προσπαθήστε να τοποθετήσετε συγκεκριμένες σημειώσεις στη μεγαλύτερη εικόνα - για παράδειγμα, όταν το τμήμα μας καθυστερεί με τη δουλειά του, επηρεάζει και άλλες ομάδες ή Όταν τα οικονομικά σας φαίνονται λανθασμένα, μπορεί να δώσει στους ανθρώπους έλλειψη εμπιστοσύνης στους αριθμούς σας. Εξηγώντας γιατί τα σχόλιά σας είναι σημαντικά, λέει ο Hauser, μπορεί να διευκολύνει την παράδοση και την ακρόαση.
Να είστε συμπαθητικοί.
Η λήψη κριτικών σχολίων είναι δύσκολη. Δεν έχει σημασία πόσο επιδέξιος είστε στην παροχή σχολίων. Ακόμα χτυπάει, λέει ο Porter. Μην είστε υπερβολικά σκληροί, ακούστε την προοπτική του άλλου και μείνετε ήρεμοι. Επίσης, αποφύγετε τη λέξη σας εάν μπορείτε. Οι λεπτές επιλογές λέξεων μπορούν να κάνουν τη συνομιλία να αισθάνεται σαν διάλογος και όχι επίθεση, λέει ο Hauser. Για παράδειγμα, αντί να πω, Αυτό νομίζω ότι θα μπορούσατε να έχετε κάνει διαφορετικά, ας πούμε, Αυτό νομίζω ότι θα μπορούσε να είχε γίνει διαφορετικά.
Κάντε το πρόσωπο με πρόσωπο.
Η παράδοση δύσκολων ειδήσεων μέσω email ή τηλεφώνου είναι δελεαστική, αλλά η συνάντηση προσωπικά (ή μέσω Skype ή FaceTime) είναι πιο αποτελεσματική, λέει ο Hauser. Σας επιτρέπει να διαβάζετε ο ένας τον άλλον μη λεκτικά στοιχεία και τη συναισθηματική πρόθεση. Το να είσαι πρόσωπο με πρόσωπο είναι ο μόνος τρόπος για να διασφαλίσεις ότι το άλλο άτομο μπορεί να αισθανθεί τη συμπόνια σου, λέει ο Χάουζερ. Επίσης, εάν δεν μπορείτε να δείτε τον υπάλληλό σας, θα είναι πιο δύσκολο να διακρίνετε εάν είναι αναστατωμένοι ή ακόμη και να δώσουν προσοχή σε αυτά που λέτε. Καθίστε ευθεία και διατηρήστε την επαφή με τα μάτια, ανεξάρτητα από το πόσο δύσκολο μπορεί να είναι, λέει ο Hauser.
Έχετε ένα σχέδιο παρακολούθησης.
Κλείστε τη συνομιλία με μια συζήτηση για τα επόμενα βήματα. Ρωτήστε πώς μπορείτε να είστε χρήσιμοι και αποφασίστε μαζί πότε πρέπει να μιλήσετε ξανά (ημέρες, εβδομάδες ή μήνες αργότερα, ανάλογα με το ζήτημα). Στη συνέχεια, κάντε check in μετά από μια ή δύο ημέρες για να δείτε πώς αισθάνεται το άλλο άτομο. Είναι φυσικό ο αποδέκτης σχολίων να απομακρύνεται λίγο από τη συνομιλία, ακόμα κι αν ήταν παραγωγικός, λέει ο Porter. Πρέπει να δώσετε στους ανθρώπους χρόνο για επεξεργασία, λέει η Billimoria. Το κλειδί για ισχυρές σχέσεις είναι η ανατροπή. Όταν το κάνετε, θα κερδίσετε εμπιστοσύνη, η οποία θα διευκολύνει την κοινή χρήση σχολίων την επόμενη φορά.
Θυμηθείτε επίσης να δώσετε άφθονο έπαινο.
Ορίστε την παροχή θετικών σχολίων ως μέρος της ρουτίνας σας - μην το συμπιέζετε μόνο σε δυσάρεστες συνομιλίες. Το θέμα δεν είναι απλώς να καθησυχάσουν τους ανθρώπους ή να δώσουν σε όλους ένα τρόπαιο. Τα θετικά σχόλια είναι ένα εργαλείο επαγγελματικής ανάπτυξης. Πρώτα απ 'όλα, είναι εποικοδομητικό - είναι χρήσιμο για τους ανθρώπους να γνωρίζουν τι κάνουν καλά, ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να το κάνουν. Δεύτερον, βοηθά στη δημιουργία μιας κουλτούρας που είναι πιο ανοιχτή και ανεκτική στα σχόλια, λέει ο Porter. Να είστε επίσης συγκεκριμένοι εδώ. Πείτε, μου αρέσει πολύ ο τρόπος με τον οποίο χειριστήκατε αυτήν την πρόκληση ή εκτιμώ ότι μιλήσατε με άλλα τμήματα για να λάβετε το buy-in. Και το λέτε συχνά. Για κάθε κριτική, πρέπει να δώσετε τουλάχιστον πέντε επαίνους, λέει ο Hauser. Αυτό οδηγεί τους ανθρώπους σε ένα μέρος όπου λαχταρούν τα σχόλια.
