Όλοι βασίζουμε στο email για άμεση αλληλογραφία - και διαβεβαίωση ότι το πακέτο μας Amazon βρίσκεται στην πραγματικότητα. Ωστόσο, είναι ασφαλές να πούμε, για όλα τα αξιέπαινα προνόμιά του, τα εισερχόμενά σας μέσω email μπορούν γρήγορα να μετατραπούν σε όρκο της ύπαρξής σας, εάν δεν ελεγχθούν. Και η θέα ενός ακατάστατου εισερχομένου είναι άμεσος άγχος σχεδόν σε όλους.

Ο τακτικός έλεγχος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια καθημερινή εργασία που είναι αδύνατο να αποφευχθεί και ανεξάρτητα από το πόσο επιμελής πατάτε «απάντηση σε όλους», η διαχείριση των εισερχόμενων εισερχομένων email είναι πιο εύκολη από ό, τι γίνεται. Και αν είστε λιγότερο επιμελείς - όπως στο, είστε πιο επιρρεπείς στο να αφήσετε το δικό σας τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία συσσωρεύονται χωρίς διεύθυνση - ότι η έλλειψη οργάνωσης εισερχομένων (και το άγχος του χρέους μέσω email) είναι πιθανή επηρεάζοντας την παραγωγικότητά σας περισσότερο από ό, τι αντιλαμβάνεστε. Ευτυχώς υπάρχει μια έξοδος από την χαοτική τρύπα εισερχομένων. Σε μια προσπάθεια να διαχειριστούμε καλύτερα τα αδικαιολόγητα εισερχόμενά μας, εκμεταλλευτήκαμε επαγγελματίες παραγωγικότητας για εξοικονόμηση χρόνου (διαβάστε: εξοικονόμηση ζωής) παραβιάσεις διαχείρισης email που θα μας φέρουν πολύ πιο κοντά στο φαινομενικά απατηλό Inbox Zero

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ : 6 πράγματα που έχουν όλα τα αποτελεσματικά email εργασίας

Σχετικά Αντικείμενα

1 Ελέγξτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για μόνο 15 λεπτά κάθε φορά

Σύμφωνα με τον εμπειρογνώμονα παραγωγικότητας και ιδρυτή της Inkwell Τύπος , Tonya Dalton, μπορείτε να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας ελέγχοντας σύντομα τα email, 15 λεπτά ριπές . «Θα εκπλαγείτε από πόσα email μπορείτε να διαβάσετε και να απαντήσετε σε σύντομο χρονικό διάστημα όταν ελέγχετε τα εισερχόμενά σας σε παρτίδες», λέει. 'Το κλειδί είναι να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο, ώστε να γνωρίζετε πότε έχουν τελειώσει τα 15 λεπτά και πότε είναι ώρα να προχωρήσετε σε άλλη εργασία.'

το καλύτερο καθαριστικό και ενυδατικό προσώπου για το ευαίσθητο δέρμα

δύο Προγραμματίστε χρονικά μπλοκ για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στο ίδιο πνεύμα, συνηθίστε να προγραμματίζετε καθορισμένα χρονικά διαστήματα (15 λεπτών) μόνο για έλεγχο email. Η ανάγνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων σε κυλιόμενη βάση καθώς εισέρχονται στα εισερχόμενά σας, τελικά, εμποδίζει την παραγωγικότητα. Για επαγγέλματα όπου η συνεχής επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας, η κατάρτιση χρονοδιαγράμματος μπορεί να μην είναι ρεαλιστική. Αν όμως κοιτάξετε πολύ καλά τη δουλειά σας, μπορεί να διαπιστώσετε ότι μπορεί να οριστεί χρόνος ανάγνωσης email, ας πούμε, κάθε 60 ή 90 λεπτά. Ορίστε ειδοποιήσεις στο ημερολόγιό σας έως ότου είστε σε ρουτίνα. Αν κάποιος πρέπει πραγματικά να επικοινωνήσει μαζί σας, θα σας στείλει ξανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στείλετε ένα άμεσο μήνυμα ή καλέστε. Εάν παραλείψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο τηλέφωνό σας, επισημάνετε αυτά που πρέπει να παρακολουθήσετε ως μη αναγνωσμένα, ώστε να μην ξεχάσετε να απαντήσετε αργότερα.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Ξεχάστε τη διαχείριση του χρόνου— Προσοχή Η διαχείριση είναι ο καλύτερος δρόμος για την παραγωγικότητα

3 Χρησιμοποιήστε σκόπιμα το φάκελο Πρόχειρα

Μην αφήσετε το πλαίσιο e-mail σας να γίνει λίστα υποχρεώσεων, κάτι που δουλεύετε από πάνω προς τα κάτω », λέει ο Charles Duhigg, δημοσιογράφος και συγγραφέας με τις καλύτερες πωλήσεις Εξυπνότερη, ταχύτερη, καλύτερη . Είναι η χειρότερη λίστα που μπορεί να γίνει, γιατί κυριολεκτικά όλοι μπορούν να προσθέσουν σε αυτήν.

Δημιουργήστε τη δική σας λίστα υποχρεώσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανοίγοντας μόνο εκείνες που χρειάζονται την προσοχή σας. Αναζητήστε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν άμεσες απαντήσεις (π.χ. για έργα προτεραιότητας ή από το αφεντικό σας). και ανοίξτε μόνο αυτά τα μηνύματα — ή πατήστε απάντηση. Διατηρήστε το παράθυρο απάντησης ανοιχτό στον υπολογιστή σας ή αφήστε το πρόχειρο σε εκκρεμότητα στο φάκελο πρόχειρων. Υπάρχει η λίστα υποχρεώσεων: αυτή η στοίβα απαντήσεων. Χρησιμοποιήστε τον καθορισμένο χρόνο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να γράψετε στοχαστικές, επιφυλακτικές απαντήσεις, αντί να προσπαθήσετε να σπάσετε μια μεγαλύτερη ποσότητα λιγότερο σχετικών στοιχείων. Με αυτόν τον τρόπο ο στόχος σας μπορεί να είναι να ολοκληρώσετε έναν κενό φάκελο πρόχειρων, παρά ένα άδειο κενό εισερχόμενο.

4 Λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε παρτίδες

Εάν δεν μπορείτε παρά να ελέγχετε κάθε φορά που ακούτε ένα ping, ένας εύκολος τρόπος για να διαχειριστείτε τη συνεχή φράση email στα εισερχόμενά σας (και να περιορίσετε τις περισπασμούς) είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο όπως το BatchedInbox Η προσθήκη στο Gmail θα μπορούσε να σας σώσει από τη συνεχή απόσπαση της προσοχής. Ομαδοποιεί τα email σας και τα στέλνει σε εσάς σε κύματα - αλλά μόνο την ακριβή ώρα της επιλογής σας.

5 Κατάργηση χωρίς εγγραφή

Η διαγραφή άσχετων ενημερωτικών δελτίων και ειδοποιήσεων πωλήσεων ένα προς ένα μπορεί να εκπέμψει την ψευδαίσθηση της παραγωγικότητας, αλλά το να ανακαλύπτετε την ίδια ανεπιθύμητη αλληλογραφία κάθε εβδομάδα αυξάνει μόνο την αναποτελεσματικότητα του email. «Σύμφωνα με το νόμο, όλα τα ενημερωτικά δελτία πρέπει να περιλαμβάνουν έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής», λέει ο Dalton. 'Αφιερώστε λίγο χρόνο για να κάνετε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο για να υποβάλετε το αίτημα κατάργησης εγγραφής. Είναι μια επένδυση 10 δευτερολέπτων που θα αποδώσει με τη μορφή καθαρότερων εισερχομένων. '

ποιο ξύδι να χρησιμοποιήσετε για τον καθαρισμό

Ο Dalton σημειώνει επίσης ότι η εγγραφή σε εφαρμογή ή υπηρεσία κατάργησης εγγραφής μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι απαραίτητη για να απαλλαγούμε από τα ακατάστατα εισερχόμενά σας. «Πολλά από αυτά τα προγράμματα τελικά καταλήγουν να πωλούν τη διεύθυνση email σας σε άλλες εταιρείες για να τα διατηρήσουν σε λειτουργία», προσθέτει.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να καθαρίσετε το τηλέφωνό σας

6 Ενεργοποιήστε τη λειτουργία προεπισκόπησης

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα προεπισκόπησης του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εάν διαθέτει (τα περισσότερα έχουν). Αυτό θα σας επιτρέψει να ρίξετε μια ματιά στις πρώτες γραμμές ενός μηνύματος σε ξεχωριστό παράθυρο, οπότε δεν θα χρειαστεί να το ανοίξετε εξ ολοκλήρου για να το διαβάσετε και μπορείτε να το διαγράψετε αμέσως. (Μπόνους: Αυτό μειώνει επίσης τις πιθανότητές σας να ανοίξετε ένα μήνυμα με έναν ιό συνδεδεμένο.)

7 Αγγίξτε τα email μόνο μία φορά (και χρησιμοποιήστε τα Five D's)

Ο Ντάλτον προτείνει να αναλάβετε δράση μόλις ανοίξετε ένα μήνυμα λαμβάνοντας υπόψη τα 5 D: Κάντε, μεταβείτε, διαγράψτε, αναβάλλετε και ορίστε. «Κάνετε γρήγορα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν λιγότερα από δύο λεπτά δράσης και εκχωρήστε αυτά που απαιτούν δράση εκ μέρους κάποιου άλλου», λέει. Καταργήστε αμέσως την εγγραφή και διαγράψτε μηνύματα που δεν απαιτούν καμία ενέργεια και αναβάλλετε τις ειδοποιήσεις που απαιτούν περισσότερα από δύο λεπτά ενέργειας για να ολοκληρωθούν. Τέλος, αρχειοθετήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν σχετικές πληροφορίες σε ξεχωριστό φάκελο, ώστε να μπορείτε να τα εντοπίσετε πιο εύκολα στο μέλλον.

πώς να στολίσετε ένα χριστουγεννιάτικο δέντρο με λαμπάκια

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Οι 7 εντολές της εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να ακολουθήσουν όλοι

8 Οι φάκελοι είναι φίλοι σας

Όταν χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας ως προεπιλεγμένο χώρο αποθήκευσης, γίνεται γρήγορα ένα ψηφιακό συρτάρι σκουπιδιών, το οποίο καθιστά δύσκολη την εύρεση όσων χρειάζεστε. Πέγκυ Ντάνκαν , ειδικός προσωπικής παραγωγικότητας στην Ατλάντα. Μπορείτε να ταξινομήσετε μη αυτόματα τα μηνύματα σε φακέλους, σίγουρα, αλλά ακόμη καλύτερα, μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματα φίλτρα που δρομολογούν τα μηνύματα απευθείας σε έναν προτιμώμενο φάκελο. Για παράδειγμα, οι ειδοποιήσεις από το Facebook μπορούν να μεταφερθούν κατευθείαν σε ένα φάκελο Social Media. Όλα τα μηνύματα από την ομάδα μάρκετινγκ θα αρχειοθετηθούν κατευθείαν στο αρχείο σας. (Το Gmail το κάνει αυτό αυτόματα, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε ένα παρόμοιο σύστημα με άλλες υπηρεσίες email, όπως το Microsoft Outlook.) Όταν όλα τα μηνύματα ενός τύπου, όπως τα ενημερωτικά δελτία, ομαδοποιούνται στον δικό τους φάκελο, μπορείτε να επιλέξετε όλα και να διαγράψετε ανεπιθύμητα με ένα κλικ. Βρείτε μια ρύθμιση αυτόματης ταξινόμησης email που να λειτουργεί για εσάς και τις υποχρεώσεις σας και, στη συνέχεια, ακολουθήστε την.

9 Προσχέστε μια κονσερβοποιημένη απάντηση

Εάν λάβετε πολλά μηνύματα που περιέχουν παρόμοια αιτήματα, ο Dalton συμβουλεύει να συντάξει μια προεπιλεγμένη έτοιμη απάντηση που μπορείτε να προσαρμόσετε και να εξατομικεύσετε ελαφρώς με κάθε απόκριση μέσω email. «Αποθηκεύστε την προεπιλεγμένη απόκριση ως μία από τις υπογραφές του email σας, ώστε να μπορείτε να συμπληρώσετε εύκολα το σώμα των email σας», λέει. Genius, σωστά; (Απλά μην ξεχάσετε να τροποποιήσετε τον παραλήπτη και την περίσταση.)

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να κάνετε πραγματικά πράγματα όταν εργάζεστε από το σπίτι

10 Δημιουργήστε έναν λογαριασμό ψευδωνύμου για ταξινόμηση αλληλογραφίας

Πολλές πλατφόρμες email (περιλαμβάνονται στο Gmail), σας επιτρέπουν να δημιουργείτε ψευδώνυμους λογαριασμούς που τροφοδοτούν όλα σε ένα εισερχόμενο. «Έχω δημιουργήσει τους ψευδώνυμους λογαριασμούς μου για να τροφοδοτήσω έναν μόνο φάκελο», λέει η Dalton για την τακτική που χρησιμοποιεί για την οργάνωση λογαριασμών και άλλων κρίσιμων οικονομικών εγγράφων. «Δεν αντιμετωπίζω κανένα από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέχρι την Παρασκευή το πρωί, όταν αφιερώνω χρόνο για να καθίσω και να τακτοποιήσω όλα τα οικονομικά μου».

πώς να πάρετε δείγματα από το amazon

έντεκα Μόλις. Όχι. Απάντηση.

Εκεί, ειπώθηκε. Αυτή η συμβουλή υπερβαίνει την αντιμετώπιση προφανών ανεπιθύμητων μηνυμάτων - και προφανώς δεν συγχωρούμε το φαντάσματός σας. Μιλάμε για αυτό το μήνυμα από τον συνάδελφό σας δύο γραφεία προς τα κάτω. Ο Duhigg υποστηρίζει ότι συχνά οι άνθρωποι κάνουν ερωτήσεις όταν πιθανότατα μπορούν να βρουν μόνοι τους τις απαντήσεις. Και αν δεν απαντήσω, θα βρουν αυτές τις απαντήσεις. Πώς εφαρμόζετε αυτό το είδος σκέψης χωρίς να αισθάνεστε αγενής; Ανησυχώντας περισσότερο για τον εαυτό σας και τον δικό σας χρόνο από τον χρόνο των άλλων (αχ!). Ένα μάντρα για εξάσκηση: Δεν υπάρχει κανένας λόγος που πρέπει να απαντώ στους ανθρώπους απλώς και μόνο επειδή μου στέλνουν email.

12 Επανεξετάστε το Inbox-Zero Dream

Ίσως αυτό να μην είναι το σωστό μαργαριτάρι σοφίας για όλους - υπάρχει κάτι που ικανοποιεί έντονα για πολλούς ανθρώπους για το τέλος και την έναρξη κάθε μέρα με ένα καθαρό εισερχόμενο. Αλλά, για εσάς, ίσως αυτή η προσδοκία δεν είναι ρεαλιστική και ακόμη και λίγο ασφυκτική. Η εκκένωση των εισερχομένων σας θρησκευτικά μπορεί ειλικρινά να είναι χάσιμο χρόνου (και ίσως πραγματικά για κάτι άλλο), λέει ο Duhigg. Το χτύπημα διαγραφής, διαγραφής, διαγραφής μπορεί να είναι ικανοποιητικό ή φαίνεται να είναι παραγωγικό, αλλά γιατί ενοχλείτε; Θέτει το ερώτημα: Το κάνετε επειδή σας κάνει να νιώθετε καλά ή επειδή είναι πραγματικά χρήσιμο; Και αν δεν είναι χρήσιμο, ίσως δεν χρειάζεστε καθαρά εισερχόμενα - και ίσως θα πρέπει να σταματήσετε να το χρησιμοποιείτε ως βαρόμετρο επιτυχίας.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: 8 Συμβουλές εξειδικευμένου ψηφιακού αποκρυπτογράφησης για μείωση του χρόνου οθόνης