Το γραφείο σας χρησιμοποιεί μια πλατφόρμα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων όπως το Slack ή το Google Hangouts; Προς το παρόν, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνο για να συνομιλήσετε με τον συνάδελφό σας BFF ή να καλέσετε γρήγορα το αφεντικό σας για να πείτε ότι έχετε καθυστερήσει. Αν όμως δεν εκμεταλλευτείτε το IM για να βελτιώσετε την επικοινωνία εργασίας και να προωθήσετε την αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ της ομάδας σας και άλλων ομάδων, θα πρέπει. Εδώ είναι ο σωστός τρόπος - και η κατάλληλη στιγμή - για να χρησιμοποιήσετε άμεσα μηνύματα στην εργασία.

Συνομιλία ή email;

Αυτό το email μίας πρότασης, η απάντηση δύο λέξεων ή το γρήγορο γεια σας λειτουργεί καλά σε ένα σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το Slack. Είναι επίσης ιδανικό για συνεχιζόμενες συνομιλίες που απαιτούν πολλή εναλλαγή - αυτές που δεν αξίζουν απαραίτητα μια καθορισμένη, προσωπική συνάντηση ή τηλεφωνική κλήση , αλλά καλύτερα να αφήσουμε τα άμεσα μηνύματα για να αποθηκεύσουμε τα εισερχόμενα email όλων. Ενώ το email παραμένει απαραίτητο για εξωτερική επικοινωνία, μια πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων θα μπορούσε να μειώσει σοβαρά τον εσωτερικό όγκο email σας.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Αντιμετωπίστε τα εισερχόμενά σας για καλό με αυτές τις συμβουλές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν επαγγελματία

Οργανώσου.

Η πραγματική δύναμη μιας πλατφόρμας ανταλλαγής μηνυμάτων είναι η δυνατότητα καταλογογράφησης και οργάνωσης πληροφοριών, λέει η Anna Pickard, επικεφαλής επικοινωνιών επωνυμίας στο Slack. 'Σε αντίθεση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το οποίο μπορεί να διαγραφεί αυτόματα με την πάροδο του χρόνου ή να απενεργοποιηθεί όταν κάποιος αποχωρήσει από την εταιρεία, τα αρχεία και οι πληροφορίες που κοινοποιούνται στο Slack είναι πάντα διαθέσιμα', λέει, 'που δίνει στους νέους υπαλλήλους το πλεονέκτημα της γνώσης της ομάδας'. Ο οργανισμός είναι υψίστης σημασίας. Δημιουργήστε κανάλια ανά θέμα ή έργο και προσκαλέστε τα σχετικά άτομα στη συνομιλία. Θέλετε να συνομιλήσετε ένα προς ένα; Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία άμεσου μηνύματος, ώστε οι συζητήσεις στα κανάλια να παραμένουν επικεντρωμένες στο θέμα.

Να είσαι σύντομος.

Το Pickard συμβουλεύει τη διατήρηση εύπεπτων μηνυμάτων χρησιμοποιώντας κουκκίδες και ακόμη και emoji. Εάν κάτι πρέπει να συζητηθεί ή να εξηγηθεί περαιτέρω, ξεκινήστε ένα ξεχωριστό νήμα. στο Slack, απλώς κάντε κλικ στο συννεφάκι συνομιλίας κάτω από μια απάντηση. Σκεφτείτε αυτό το νήμα σαν πλευρική γραμμή: Είναι εξαιρετικά συγκεκριμένο και σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε ένα θέμα χωρίς να μπερδεύετε τη μεγαλύτερη συνομιλία.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: 6 πράγματα που έχουν όλα τα αποτελεσματικά email εργασίας

πώς να σχεδιάσετε μια σιλουέτα ενός ατόμου

• Από τον Caylin Harris
• Από την Maggie Seaver