Ανεξάρτητα από το αν η αλληλογραφία σας είναι προσωπική ή επαγγελματική, είμαστε όλοι ένοχοι για τη διάπραξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά καιρούς. (Εάν μόνο θα μπορούσατε να διαγράψετε τη μνήμη της προώθησης αυτού του ακατάλληλου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος άτομο!) Την επόμενη φορά που θα συντάξετε ένα μήνυμα για τις μάζες, ακολουθήστε αυτές τις εντολές της ηθικής του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποφύγετε ένα ατύχημα επικοινωνίας.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Όλα όσα πρέπει (και δεν πρέπει) Συμπεριλάβετε σε ένα email εκτός γραφείου

Σχετικά Αντικείμενα

1 Απαντήστε σε όλους με προσοχή

Μην απαντάτε σε όλους, εκτός εάν κάθε άτομο σε αυτήν τη λίστα διανομής πρέπει να γνωρίζει τι πρέπει να πει, λέει ο Aimee Symington, Διευθύνων Σύμβουλος της Finesse Worldwide. Προτείνει να αναθεωρήσετε τα ονόματα στη λίστα και να απαντήσετε μόνο σε όσους χρειάζονται πραγματικά την απάντησή σας. Αυτό μπορεί να σημαίνει απάντηση μόνο στον αποστολέα ή σε τρεις από τους επτά παραλήπτες. Και αν ο διευθυντής ή ο συνάδελφός σας θέλει να αντιγραφεί σε κάτι, σεβαστείτε το αίτημά της.

Οι προσεκτικές απαντήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο στους άλλους. Είτε πρόκειται για επαγγελματικούς είτε για κοινωνικούς λόγους, οι άνθρωποι θα αρχίσουν να ενοχλούνται από μια ροή ασήμαντων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή πρέπει να σταματήσουν να τα ανοίγουν, λέει η Diane Gottsman, ιδρυτής του Protocol School of Texas. Επομένως, σκεφτείτε δύο φορές προτού απαντήσετε σε όλα με το 'Δεν μπορώ να το καταφέρω', την επόμενη φορά που θα σας καλέσει να κάνετε brunch.

δύο Μην αφήνετε ποτέ μια γραμμή θέματος κενή

Μια καλή γραμμή θέματος βοηθά τους παραλήπτες να δώσουν προτεραιότητα στο email, λέει η Lizzie Post, συν-οικοδεσπότης του podcast του Awesome Etiquette. Ό, τι κι αν κάνετε, μην το αφήσετε κενό. Όταν δημιουργείτε μια γραμμή θέματος, κάντε την συγκεκριμένη και περιεκτική και παρακολουθήστε την ορθογραφία και τη γραμματική σας. Είναι το πρώτο πράγμα που ένα άτομο παρατηρεί, λέει η Post.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Οργάνωσε την επαγγελματική σας ζωή σε 5 απλά βήματα

Επειδή μια γραμμή θέματος πρέπει να αντικατοπτρίζει το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι ειδικοί προτείνουν την ενημέρωση της γραμμής θέματος καθώς ρέει η συνομιλία. Αποφύγετε τις γραμμές θέματος που ενδέχεται να υποβαθμίσουν τον επείγοντα χαρακτήρα ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (σκεφτείτε: μια γρήγορη ερώτηση για να επισημάνετε ένα σημαντικό πρόβλημα εργασίας) ή να αναγκάσετε κάποιον να χάσει ένα μήνυμα που πιστεύει ότι έχει ήδη διαβάσει, εξηγεί ο Gottsman. Προτείνει να ξεκινήσετε ένα νέο νήμα εάν ένα email έχει απομακρυνθεί πολύ από το αρχικό μήνυμα.

3 Απαντήστε αμέσως

Παρόλο που οι ειδικοί δεν συμφωνούν για τον κατάλληλο χρόνο απόκρισης για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμφωνούν ότι σχεδόν κάθε email αξίζει απάντηση. Εάν μια απλή απάντηση (το κατάλαβα, ευχαριστώ ή Ακούγεται καλό σχέδιο) αρκεί, προσπαθήστε να απαντήσετε μόλις διαβάσετε ένα email.

Μερικές φορές, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί πληροφορίες που θα μπορούσαν να διαρκέσουν αρκετές ημέρες για να συγκεντρωθούν - αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι επιτρέπεται να αφήσετε τους ανθρώπους να κρέμονται. Ενημερώστε τους ότι λάβατε το email τους και ότι θα λάβετε ξανά όταν μπορείτε, λέει ο Symington.

Και θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης εάν ταξιδεύετε ή εκτός γραφείου , προσθέτει, έτσι άλλοι γνωρίζουν ότι δεν πρέπει να περιμένουν απάντηση.

4 Προώθηση με προσοχή

Βεβαιωθείτε ότι προωθείτε τα σωστά άτομα για τους σωστούς λόγους, λέει η Post. Προτού προωθήσετε, αξιολογήστε την ευαισθησία του περιεχομένου - που περιλαμβάνει τυχόν συνημμένα και τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας για όλους που σχετίζονται με το μήνυμα. Μερικά άτομα θα προτιμούσαν τα στοιχεία επικοινωνίας τους να παραμείνουν ιδιωτικά. Εάν ένα νήμα περιέχει πάρα πολλά λεπτομερή σημεία μιας συζήτησης, ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να χειριστείτε 5 εξαιρετικά ενοχλητικές καταστάσεις συνεργάτη

5 Πείτε σε κάποιον εάν έχει παραβιαστεί

Ήμασταν όλοι εκεί. Ένας ιός κρατείται και πριν τον ξέρουμε, στέλνουμε spam στον παππού με συνδέσμους που θα κάνουν όλους να κοκκινίζουν. Εάν λάβετε προφανώς έναν ιό, ενημερώστε το θύμα που μπορεί να μην είναι ενήμερο για το τι συμβαίνει. Απλώς πείτε, «Ήθελα να σας ενημερώσω ότι αυτό συμβαίνει», λέει ο Symington. Αυτό είναι ωραίο να κάνεις.

6 Σεβαστείτε την τέχνη της αποστολής email

Σας ενδιαφέρει να κάνετε μια καλή εντύπωση αυτοπροσώπως, γιατί να μην διατηρήσετε το προσωπικό σας email στο ίδιο πρότυπο; Το email είναι μια αντανάκλαση του εαυτού σας και θα πρέπει να γράφεται σαν ένα γράμμα περισσότερο από ένα κείμενο, διατηρώντας παράλληλα τη συντομία, λέει ο Symington. Ελέγξτε την ορθογραφία, τη γραμματική και τη στίξη. Όλα τα κεφαλαία υποδηλώνουν ότι φωνάζετε και όλα τα πεζά υπονοούν ότι είστε τεμπέληδες. Πολλές γραμματοσειρές, χρώματα και χαμογελαστά πρόσωπα μπορεί να είναι ενοχλητικά, προσθέτει.

Να είστε φιλικοί χωρίς να προσπαθείτε να παρακάνετε το χιούμορ. Λάθος από την πλευρά της προσοχής, ακόμη και αν έχετε αίσθηση του χιούμορ, λέει ο Gottsman. Ο τόνος είναι πολύ συχνά μπερδεμένος στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν θέλετε να απογειωθείτε ως μη επαγγελματικός επειδή κάποιος δεν παίρνει το αστείο σας.

7 Θυμηθείτε: Χωρίς e-mail στο δείπνο

Είναι ένα πράγμα εάν έχετε ένα απλό γεύμα με ένα σημαντικό άλλο (και η ημερομηνία ραντεβού είναι αύριο), αλλά απολύτως μην ελέγχετε το email σε ένα δείπνο, λέει η Post. Όσον αφορά τις συναντήσεις στο γραφείο, εξαρτάται. Εάν οι συνάδελφοί σας φέρνουν τηλέφωνα ή φορητούς υπολογιστές σε αίθουσες συσκέψεων για πρόσβαση στο email κατά τη διάρκεια συσκέψεων, τότε είναι πιθανότατα εντάξει Να γνωρίζετε ότι οι εταιρικές κουλτούρες θα έχουν διαφορετικές πολιτικές σχετικά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, λέει. Γνωρίστε τη φύση του email στη δουλειά σας για να είναι κατάλληλο.