Ακόμα και το πιο ακατάστατο, τα περισσότερα υπερχειλισμένα γραφεία αρχειοθέτησης προσωπικών εγγράφων μπορεί να παλεστεί για υποβολή - χρειάζεστε μόνο λίγο χρόνο, υπομονή και μια σταθερή στρατηγική αποθήκευσης χαρτιού. Είτε είστε φρέσκοι από το σχολείο και είστε ενήλικες για πρώτη φορά, είτε ζείτε σε πολλά παιδιά, το καθένα με το δικό του σύνολο σημαντικών προσωπικών εγγράφων, χρειάζεστε ένα δια βίου σύστημα αποθήκευσης χαρτιού που μπορεί να σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τα πάντα, από ασφαλιστικές απαιτήσεις έως δηλώσεις πιστωτικών καρτών. Δείτε πώς μπορείτε να βρείτε την εύρεση και την κατάθεση σημαντικών εγγράφων όσο το δυνατόν πιο εύκολα στο σπίτι.

πώς μπορώ να απενεργοποιήσω τη συνομιλία μέσω βίντεο στο facebook messenger

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Τρόπος αντικατάστασης (και αποθήκευσης) σημαντικών εγγράφων

1. Τοποθετήστε πασσάλους

Ξεκινήστε ταξινομώντας τα χαρτιά σας σε κατηγορίες (νοικοκυριό, σχολείο, κατοικίδια). Τεμαχισμένα ξεπερασμένα ή περιττά έγγραφα που περιέχουν προσωπικά στοιχεία, όπως το όνομα, τη διεύθυνσή σας, και ιδίως την Κοινωνική ασφάλιση ή τον αριθμό της πιστωτικής κάρτας. Τα λιγότερο ευαίσθητα έγγραφα μπορούν απλώς να ανακυκλωθούν.

2. Ταξινόμηση με ευκολία

Δημιουργήστε ετικέτες με κατηγορίες μεγάλων εικόνων που αναφέρονται πρώτα, ακολουθούμενες από στενότερες περιγραφές (Ιατρική: Julie ή Φόροι: 2017). Χρησιμοποιήστε φακέλους της Μανίλα με όλες τις καρτέλες δεξιά ή αριστερά - είναι πιο γρήγορο να μετακινηθείτε από τις καρτέλες ανάμεικτης θέσης - και να αλφαβήσετε.

3. Μέγεθος κατάλληλα

Προσδιορίστε πόσο χώρο αποθήκευσης χρειάζεστε. Εάν διατηρείτε τα περισσότερα από τα αρχεία σας ψηφιακά, για παράδειγμα, μην χρησιμοποιείτε μεγάλο θάλαμο αρχειοθέτησης. Είναι χάσιμο χώρου και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να το γεμίσετε με αρχεία που δεν χρειάζεστε ή αντικείμενα που δεν ανήκουν σε αρχειοθήκη. Αντ 'αυτού, επιλέξτε ένα πλαίσιο αρχείου επιφάνειας εργασίας.

διαφορετικοί τύποι πλακιδίων με εικόνες

4. Εξετάστε τη συχνότητα

Τα σημεία αποθήκευσης εκτός δρόμου (πιστεύετε ότι τα υψηλά ράφια σε ντουλάπες που δεν χρησιμοποιούνται) είναι ιδανικά μέρη για αρχειοθέτηση αρχείων όπως φορολογικές δηλώσεις και τραπεζικές καταστάσεις. Κάντε κράτηση τοποθεσιών εύκολης πρόσβασης για αντικείμενα που χρειάζεστε πιο συχνά, όπως σχολικές φόρμες και συνταγές.

5. Δημιουργήστε μια επιφάνεια προσγείωσης

Ρυθμίστε μια καθημερινή ζώνη πτώσης σε μια περιοχή υψηλής κυκλοφορίας, όπως η κουζίνα, για εισερχόμενα μηνύματα και έγγραφα. Ο ορισμός ενός μοναδικού σημείου θα αποτρέψει τη συσσώρευση σωρών σε όλο το σπίτι. Τα εισερχόμενα ή επιτοίχια καλάθι θα εξοικονομήσουν χώρο και θα το καταστήσουν προφανές όταν ξεχειλίζουν αντικείμενα και πρέπει να αντιμετωπιστούν. Φιλτράρετε ανεπιθύμητη αλληλογραφία και χαρτί πλήρωσης πριν προσθέσετε οτιδήποτε στη ζώνη πτώσης. Αντιμετωπίστε τα αντικείμενα που προσγειώνονται εδώ τουλάχιστον δύο φορές την εβδομάδα και, στη συνέχεια, αρχειοθετήστε τα ή ανακυκλώστε τα.

6. Κρατήστε το τακτοποιημένο

Πραγματοποιήστε μια μεγάλη σάρωση των αρχείων που έχετε τακτικά προσβάσιμα κάθε τρεις έως έξι μήνες. Αρχειοθετήστε ή τεμαχίστε έγγραφα που δεν είναι πλέον σχετικά. Οι φορολογικές δηλώσεις και τα έγγραφα που αφορούν τις επισκευές των νοικοκυριών πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον τρία χρόνια.

Μπόνους: Πηγαίνοντας χωρίς χαρτί

Η ψηφιακή οργάνωση εγγράφων δημιουργεί προφανώς λιγότερες προκλήσεις χώρου και το εργαλείο αναζήτησης του υπολογιστή σας μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνετε. Ακολουθήστε τις ίδιες οδηγίες για τις ψηφιακές ετικέτες με τις φυσικές. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας αρχείων σε εξωτερικό σκληρό δίσκο ή χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud, όπως το Google Drive. ο Evernote Scannable εφαρμογή (δωρεάν; ios σας βοηθά να μετατρέψετε γρήγορα τα αρχεία χαρτιού σε ψηφιακά.

πότε να πάρω μια μέρα ασθενείας

Οι ειδικοί μας

• Άννα Μπάουερ, Πινέζα διοργανωτής σπιτιού
• Τζέιμι Χορντ, ιδρυτής του Διατακτικά επαγγελματική οργάνωση
• Clea Shearer και Joanna Teplin, ιδρυτές του Η αρχική επεξεργασία
• Wendy Silberstein, ιδρυτής του Ο Αισθητικός Διοργανωτής