Ο ΕΥΚΟΛΌΤΕΡΟΣ ΤΡΌΠΟΣ ΓΙΑ ΑΠΟΘΉΚΕΥΣΗ ΚΑΙ ΟΡΓΆΝΩΣΗ ΣΗΜΑΝΤΙΚΏΝ ΕΓΓΡΆΦΩΝ ΣΤΟ ΣΠΊΤΙ

Αν είναι ένας ψηφιακός κόσμος, γιατί μαζεύεται ακόμα τόσο πολύ χαρτί; Βελτιστοποιήστε το σύστημα αρχειοθέτησής σας με αυτές τις εγκεκριμένες από ειδικούς συμβουλές.

Ακόμη και το πιο ατημέλητο, το πιο γεμάτο ντουλάπι αρχειοθέτησης προσωπικών εγγράφων μπορεί να υποβληθεί—απλώς χρειάζεστε λίγο χρόνο, υπομονή και μια σταθερή στρατηγική αποθήκευσης χαρτιού. Είτε είστε φρέσκοι από το σχολείο και ενηλικίωση για πρώτη φορά , ή ζείτε σε ένα σπίτι με παιδιά, το καθένα με το δικό του σύνολο σημαντικών προσωπικών εγγράφων, χρειάζεστε ένα ισόβιο σύστημα αποθήκευσης χαρτιού που μπορεί να σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τα πάντα, από τις απαιτήσεις ασφάλισης έως τα αντίγραφα κίνησης πιστωτικών καρτών. Δείτε πώς μπορείτε να κάνετε την εύρεση και την κατάθεση σημαντικών εγγράφων όσο το δυνατόν πιο εύκολη στο σπίτι. ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ: Πώς να αντικαταστήσετε (και να αποθηκεύσετε) κρίσιμα έγγραφα 1. Τακτοποιήστε στοίβες Ξεκινήστε ταξινομώντας τα χαρτιά σας σε κατηγορίες (νοικοκυριό, σχολείο, κατοικίδια). Κόψτε τα παλιά ή μη απαραίτητα έγγραφα που περιέχουν προσωπικές πληροφορίες, όπως το όνομα, τη διεύθυνσή σας και ειδικά τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ή πιστωτικής κάρτας. Τα λιγότερο ευαίσθητα έγγραφα μπορούν απλώς να ανακυκλωθούν.2. Ταξινόμηση με easeΔημιουργία ετικετών με κατηγορίες μεγάλων εικόνων που αναφέρονται πρώτα, ακολουθούμενες από πιο στενές περιγραφές ('Ιατρικά: Julie' ή 'Φόροι: 2017'). Χρησιμοποιήστε φακέλους manila με όλες τις καρτέλες δεξιά ή αριστερά—αναποδογυρίζονται πιο γρήγορα από τις καρτέλες διαφόρων θέσεων—και αλφαβητίστε.3. Κατάλληλο μέγεθος Καθορίστε πόσο αποθηκευτικό χώρο χρειάζεστε. Εάν, για παράδειγμα, διατηρείτε τα περισσότερα αρχεία σας ψηφιακά, μην χρησιμοποιείτε μεγάλο ντουλάπι αρχειοθέτησης. Είναι χάσιμο χώρου και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να το γεμίσετε με αρχεία που δεν χρειάζεστε ή αντικείμενα που δεν ανήκουν σε μια αρχειοθήκη. Αντ 'αυτού, επιλέξτε ένα πλαίσιο αρχείου επιφάνειας εργασίας.4. Σκεφτείτε τη συχνότητα Τα σημεία αποθήκευσης εκτός λειτουργίας (σκεφτείτε τα ψηλά ράφια σε λιγότερο χρησιμοποιούμενες ντουλάπες) είναι ιδανικά μέρη για αρχειοθέτηση αρχείων όπως φορολογικές δηλώσεις και αντίγραφα τραπεζικών κινήσεων. Κρατήστε τοποθεσίες με εύκολη πρόσβαση για αντικείμενα που χρειάζεστε πιο τακτικά, όπως σχολικά έντυπα και συνταγές.5. Δημιουργήστε ένα σημείο προσγείωσης Ρυθμίστε μια ζώνη ημερήσιας πτώσης σε μια περιοχή υψηλής επισκεψιμότητας, όπως η κουζίνα, για εισερχόμενη αλληλογραφία και έγγραφα. Ο καθορισμός ενός μόνο σημείου θα αποτρέψει τη συσσώρευση σωρών σε όλο το σπίτι. Ένα κουτί εισερχομένων ή επιτοίχιο καλάθι θα εξοικονομήσει χώρο και θα κάνει προφανές πότε τα αντικείμενα ξεχειλίζουν και πρέπει να τα χειριστείτε. Φιλτράρετε την ανεπιθύμητη αλληλογραφία και το χαρτί πλήρωσης πριν προσθέσετε οτιδήποτε στη ζώνη πτώσης. Απευθυνθείτε στα αντικείμενα που προσγειώνονται εδώ τουλάχιστον δύο φορές την εβδομάδα και, στη συνέχεια, αρχειοθετήστε ή ανακυκλώστε τα.6. Διατηρήστε το τακτοποιημένοΚάντε μια μεγάλη σάρωση των αρχείων στα οποία έχετε τακτική πρόσβαση κάθε τρεις έως έξι μήνες. Αρχειοθετήστε ή τεμαχίστε έγγραφα που δεν είναι πλέον σχετικά. Οι φορολογικές δηλώσεις και τα έγγραφα που σχετίζονται με οικιακές επισκευές θα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον τρία χρόνια. Μπόνους: Η ψηφιακή οργάνωση εγγράφων θέτει προφανώς λιγότερες προκλήσεις χώρου και το εργαλείο αναζήτησης του υπολογιστή σας μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνετε. Ακολουθήστε τις ίδιες οδηγίες για τις ψηφιακές ετικέτες όπως και για τις φυσικές. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud, όπως το Google Drive. ο Evernote Scannable εφαρμογή (δωρεάν, iOS ) σας βοηθά να μετατρέψετε γρήγορα χάρτινα αρχεία σε ψηφιακά. Οι ειδικοί μας Άννα Μπάουερ, Πινέζα διοργανωτής σπιτιού Τζέιμι Χορντ, ιδρυτής του Ορδερά επαγγελματική οργάνωση Clea Shearer και Joanna Teplin, ιδρυτές του Η Αρχική Επεξεργασία Wendy Silberstein, ιδρυτής του Ο Αισθητικός Οργανωτής | Πίστωση: Getty Images

1. Τακτοποιήστε σωρούς

Ξεκινήστε ταξινομώντας τα χαρτιά σας σε κατηγορίες (νοικοκυριό, σχολείο, κατοικίδια). Κόψτε τα παλιά ή μη απαραίτητα έγγραφα που περιέχουν προσωπικές πληροφορίες, όπως το όνομα, τη διεύθυνσή σας και ειδικά τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ή πιστωτικής κάρτας. Τα λιγότερο ευαίσθητα έγγραφα μπορούν απλώς να ανακυκλωθούν.

2. Ταξινόμηση με ευκολία

Δημιουργήστε ετικέτες με κατηγορίες μεγάλων εικόνων που αναφέρονται πρώτα, ακολουθούμενες από πιο στενές περιγραφές ('Ιατρικά: Julie' ή 'Φόροι: 2017'). Χρησιμοποιήστε φακέλους manila με όλες τις καρτέλες δεξιά ή αριστερά—οι καρτέλες ξεφυλλίζονται πιο γρήγορα από τις καρτέλες διαφόρων θέσεων—και αλφαβητίστε.

3. Το κατάλληλο μέγεθος

Προσδιορίστε πόσο αποθηκευτικό χώρο χρειάζεστε. Εάν, για παράδειγμα, διατηρείτε τα περισσότερα αρχεία σας ψηφιακά, μην χρησιμοποιείτε μεγάλο ντουλάπι αρχειοθέτησης. Είναι χάσιμο χώρου και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να το γεμίσετε με αρχεία που δεν χρειάζεστε ή αντικείμενα που δεν ανήκουν σε μια αρχειοθήκη. Αντ 'αυτού, επιλέξτε ένα πλαίσιο αρχείων επιφάνειας εργασίας.

4. Εξετάστε τη συχνότητα

Τα σημεία αποθήκευσης εκτός λειτουργίας (σκεφτείτε τα ψηλά ράφια σε λιγότερο χρησιμοποιημένες ντουλάπες) είναι τέλεια μέρη για αρχειοθέτηση αρχείων όπως φορολογικές δηλώσεις και αντίγραφα κίνησης τραπεζών. Κρατήστε τοποθεσίες με εύκολη πρόσβαση για αντικείμενα που χρειάζεστε πιο τακτικά, όπως σχολικά έντυπα και συνταγές.

5. Δημιουργήστε ένα σημείο προσγείωσης

Ρυθμίστε μια ζώνη ημερήσιας πτώσης σε μια περιοχή με μεγάλη επισκεψιμότητα, όπως η κουζίνα, για εισερχόμενη αλληλογραφία και έγγραφα. Ο καθορισμός ενός μόνο σημείου θα αποτρέψει τη συσσώρευση σωρών σε όλο το σπίτι. Ένα κουτί εισερχομένων ή ένα καλάθι επιτοίχιο θα εξοικονομήσει χώρο και θα κάνει προφανές πότε τα αντικείμενα ξεχειλίζουν και πρέπει να τα χειριστείτε. Φιλτράρετε την ανεπιθύμητη αλληλογραφία και το χαρτί πλήρωσης πριν προσθέσετε οτιδήποτε στη ζώνη πτώσης. Αντιμετωπίστε τα αντικείμενα που προσγειώνονται εδώ τουλάχιστον δύο φορές την εβδομάδα και, στη συνέχεια, αρχειοθετήστε ή ανακυκλώστε τα.

6. Διατηρήστε το τακτοποιημένο

Πραγματοποιήστε μια μεγάλη σάρωση των αρχείων στα οποία έχετε τακτική πρόσβαση κάθε τρεις έως έξι μήνες. Αρχειοθετήστε ή τεμαχίστε έγγραφα που δεν είναι πλέον σχετικά. Οι φορολογικές δηλώσεις και τα έγγραφα που αφορούν οικιακές επισκευές θα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον τρία χρόνια.

Μπόνους: Πηγαίνοντας χωρίς χαρτί

Η ψηφιακή οργάνωση εγγράφων θέτει προφανώς λιγότερες προκλήσεις χώρου και το εργαλείο αναζήτησης του υπολογιστή σας μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνετε. Ακολουθήστε τις ίδιες οδηγίες για τις ψηφιακές ετικέτες όπως και για τις φυσικές. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud, όπως το Google Drive. ο Evernote Scannable εφαρμογή (δωρεάν, iOS ) σας βοηθά να μετατρέψετε γρήγορα χάρτινα αρχεία σε ψηφιακά.