Βήμα 1: Πετάξτε επαληθευμένες αποδείξεις και αποσπάσματα ATM

Σχεδόν όλα τα οικονομικά σας έγγραφα μπορούν να χωριστούν σε τρεις κατηγορίες: αρχεία που πρέπει να φυλάξετε μόνο για το ημερολογιακό έτος ή λιγότερο, έγγραφα που πρέπει να αποθηκεύσετε για επτά χρόνια (το τυπικό παράθυρο κατά το οποίο μπορεί να ελεγχθεί η φορολογική σας δήλωση), και χαρτιά στα οποία πρέπει να κρεμάσετε επ 'αόριστον.

Για παράδειγμα, πρέπει πραγματικά να αποθηκεύσετε όλες αυτές τις αποδείξεις ανάληψης ATM; Όχι. Μόλις ελέγξετε τις πληροφορίες όπως εμφανίζονται στον online λογαριασμό σας ή στο μηνιαίο σας αντίγραφο, μπορείτε να πετάξετε το δελτίο ATM. Το ίδιο ισχύει για τα δελτία κατάθεσης και τις αποδείξεις πιστωτικών καρτών. Μην διατηρείτε τις αποδείξεις πωλήσεων για μικρές αγορές αφού έχετε χρησιμοποιήσει ικανοποιητικά το προϊόν μερικές φορές ή η εγγύηση έχει λήξει. Διατηρήστε τις αποδείξεις για σημαντικές αγορές (οποιοδήποτε στοιχείο του οποίου το κόστος αντικατάστασης υπερβαίνει το ποσό που μπορεί να αφαιρεθεί από την ασφάλιση των ιδιοκτητών σπιτιού σας ή των ενοικιαστών)

Λίγο μετά το τέλος του ημερολογιακού έτους, πιθανότατα θα είστε σε θέση να πετάξετε (ή πιο ασφαλή, να τεμαχίσετε) μια σειρά από επιπλέον χαρτιά, συμπεριλαμβανομένων των αμοιβών πληρωμών, των μηνιαίων δηλώσεων πιστωτικών καρτών και υποθηκών, των λογαριασμών κοινής ωφέλειας (εάν δεν απαιτούνται για εκπτώσεις επιχειρήσεων) και μηνιαίες ή τριμηνιαίες αναφορές από εταιρείες μεσιτείας και αμοιβαίων κεφαλαίων για το προηγούμενο έτος.

'Συνήθως, η δραστηριότητα ολόκληρου του έτους αναφέρεται λεπτομερώς στην τελική σας δήλωση στο τέλος του έτους, καθιστώντας κάθε άλλη δήλωση περιττή', λέει ο Ed Slott, CPA στο Rockville Center, Νέα Υόρκη. Η τελική σας αμοιβή και η φόρμα W-2, για παράδειγμα, τεκμηριώνουν όλα τα κέρδη σας για το έτος εάν εργάζεστε για κάποιον άλλο. εάν είστε αυτοαπασχολούμενοι, οι φόρμες 1099 σας κάνουν το ίδιο για εσάς. Ομοίως, οι περισσότερες εταιρείες επενδύσεων και ορισμένοι εκδότες πιστωτικών καρτών αποστέλλουν αναλυτικές δηλώσεις τον Ιανουάριο. «Κρατήστε τις μηνιαίες ενημερώσεις μέχρι να τις συνδυάσετε με τις περιλήψεις στο τέλος του έτους», λέει ο Slott.

Βήμα 2: Περιμένετε στις τελικές δηλώσεις για έως επτά χρόνια

Ωστόσο, θα πρέπει να διατηρήσετε αυτές τις τελικές δηλώσεις πιστωτικών καρτών, μαζί με τα W-2s και 1099s σας, για τουλάχιστον τρία χρόνια και, κατά προτίμηση, για επτά. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων έχει έως και τρία έτη από την ημερομηνία υποβολής της φορολογικής δήλωσης για να την εξετάσει για σφάλματα και για έξι χρόνια για να πραγματοποιήσει έλεγχο εάν υπάρχει λόγος να υποψιάζεστε ότι υποβάλατε το ακαθάριστο εισόδημά σας κατά 25% ή περισσότερο. (Δεν υπάρχει καταστατικό περιορισμού για οποιονδήποτε έχει διαπράξει σκόπιμα απάτη.) Πράγματι, θα πρέπει να διατηρήσετε τυχόν έγγραφα που υποστηρίζουν την επιστροφή σας έως ότου κλείσει αυτό το παράθυρο ελέγχου. Μεταξύ των πρόσθετων εγγράφων που πρέπει να διατηρήσετε: ακυρωμένες επιταγές και αποδείξεις για όλα τα εκπεστέα επιχειρηματικά έξοδα (όπως αυτά για ψυχαγωγία, εξοπλισμό οικιακού γραφείου και επαγγελματικά τέλη), εισφορές λογαριασμού συνταξιοδότησης, φιλανθρωπικές δωρεές, λογαριασμούς παιδικής φροντίδας, εκτός - ιατρικές δαπάνες τσέπης, διατροφή, τόκοι και τόκοι και φόροι ιδιοκτησίας.

Εάν δεν έχετε υποβάλει εν γνώσει σας μια ψευδή δήλωση, μπορείτε να πετάξετε αυτά τα δικαιολογητικά μετά από τρία έως επτά χρόνια, ανάλογα με το πόσο απλή είναι η φορολογική σας κατάσταση.

Αλλά μην πετάτε τις πραγματικές φορολογικές δηλώσεις ή τις περιλήψεις των επενδυτικών λογαριασμών σας στο τέλος του έτους, ακόμα και μετά την εξαφάνιση των πιθανοτήτων ελέγχου. Αυτά τα έγγραφα δεν καταλαμβάνουν πολύ χώρο και μπορούν να είναι πολύ χρήσιμα για μελλοντικό οικονομικό σχεδιασμό.

Για ασφαλιστικούς σκοπούς, θα θέλατε επίσης να διατηρήσετε τις αποδείξεις για σημαντικές αγορές και αποδείξεις που δείχνουν πόσα έχετε πληρώσει για βελτιώσεις στο σπίτι επ 'αόριστον, τόσο για να ικανοποιήσετε τους πιθανούς αγοραστές όσο και για να μειώσετε τους πιθανούς φόρους υπεραξίας όταν πουλάτε το σπίτι σας. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να διατηρήσετε τα δελτία επιβεβαίωσης που δείχνουν τους χαρακτηρισμούς των δικαιούχων και την τιμή αγοράς των αποθεμάτων, των αμοιβαίων κεφαλαίων και οποιωνδήποτε άλλων επενδύσεων που κατέχετε. κολλήστε σε αυτά τα αρχεία επ 'αόριστον επειδή κάποια μέρα, λέει ο Slott, «εσείς ή οι κληρονόμοι σας θα πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς πόσα πληρώσατε για να προσδιορίσετε το κέρδος της επένδυσής σας για φορολογικούς σκοπούς».

Βήμα 3: Δώστε στα χαρτιά σας ένα σπίτι

Εάν έχετε ένα εφεδρικό δωμάτιο ή γωνία που μπορείτε να ορίσετε ως το μέρος όπου ασχολείστε με χαρτιά, υπέροχο. Αν όχι, θα γίνει συρτάρι, ντουλάπι ή ντουλάπα όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε λογαριασμούς και τρέχουσες εγγραφές, που βρίσκονται κοντά σε ένα τραπέζι στο οποίο μπορείτε να γράψετε επιταγές. Όσον αφορά τα αναλώσιμα, θα βρείτε φακέλους ή φακέλους της Μανίλα που θα σας βοηθήσουν να αρχειοθετήσετε τα χαρτιά, όπως και ένα ντουλάπι αρχείων ή ένα κουτί από χαρτόνι για να κρατήσετε τα αρχεία.

Φυλάξτε τη βούλησή σας, τα πιστοποιητικά γέννησης και γάμου, τα ασφαλιστήρια συμβόλαια, τα περιουσιακά στοιχεία και άλλα μόνιμα αρχεία σε ασφαλές αλλά προσβάσιμο μέρος κοντά στα άλλα οικονομικά σας έγγραφα, ώστε εσείς και οι κληρονόμοι σας να είστε πάντα σε θέση να τους φτάσετε γρήγορα, εάν χρειαστεί .

Βήμα 4: Να είστε συστηματικοί

Έχετε ένα σχέδιο για την επεξεργασία όλου του χαρτιού. Διαλέξτε ένα σημείο όπου θα βάλετε τους λογαριασμούς ― ας πούμε, έναν φάκελο της Μανίλα, ένα συρτάρι ή ένα πλαστικό κουτί ή διαλογέα ― και πετάξτε σε κάθε φάκελο καθώς φτάνει στο ταχυδρομείο. Στη συνέχεια, όταν κάθεστε για να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας, θα έχετε όλα τα έγγραφα που χρειάζεστε σε ένα σημείο.

Τώρα εδώ είναι το κλειδί: Μόλις πληρώσετε το λογαριασμό ή ελέγξετε το αντίγραφο, υποβάλετέ το αμέσως. «Ο στόχος σας θα πρέπει να είναι να αγγίξετε ένα κομμάτι χαρτί όσο το δυνατόν λιγότερες φορές, αντί να το ανακατέψετε από σωρό σε σωρό», λέει η Paula Boyer Kennedy, χρηματοοικονομικός σχεδιαστής στο γραφείο της Μινεάπολη της Ernst & Young. «Εάν τοποθετήσετε τον λογαριασμό πίσω στο συρτάρι αφού τον πληρώσετε, θα βρει φίλους και θα ζευγαρώσει και θα παράγει έναν απόγονο. Πολύ σύντομα, θα έχετε αληθινά σκουπίδια. '

Και πάλι, ένα πολύ στοιχειώδες σύστημα αρχειοθέτησης είναι το μόνο που χρειάζεστε. Η απλούστερη μέθοδος είναι να ρίξετε ό, τι σχετίζεται με το φόρο σε ένα μόνο δοχείο μόλις το κάνετε - ένα συρτάρι, ένα ντουλάπι αρχείων, ένα αρχείο ακορντεόν χαρτιού ή ακόμα και ένα κουτί παπουτσιών. Με αυτόν τον τρόπο, όταν είστε έτοιμοι να συμπληρώσετε τη φορολογική σας δήλωση, θα έχετε όλα τα έγγραφα που χρειάζεστε στα χέρια σας. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ελαφρώς πιο οργανωμένο σύστημα στην αρχή, με ξεχωριστούς φακέλους αρχείων για τις κύριες κατηγορίες της ζωής σας. Μπορείτε, για παράδειγμα, να επισημάνετε τους φακέλους σας ανά τύπο λογαριασμού (δηλώσεις πιστωτικών καρτών, δηλώσεις μεσιτείας, λογαριασμοί κοινής ωφέλειας κ.λπ.) ή ανά κατηγορία φόρου (εκπεστέα επιχειρηματικά έξοδα, φιλανθρωπικές εισφορές κ.λπ.) ή ανά οικονομικό στόχο ( στέγαση, συνταξιοδότηση, ταμείο κολλεγίων κ.λπ.). Αυτό μπορεί να πάρει περισσότερο χρόνο αρχικά, αλλά, μακροπρόθεσμα, θα εξοικονομήσει χρόνο.

Βήμα 5: Αντιμετωπίστε το Backlog

Μόλις εγκαταστήσετε ένα σύστημα, θα πρέπει να αντιμετωπίσετε όλους τους σωρούς που έχετε ήδη συσσωρεύσει. Αντί να ξεκινήσετε μια μαζική αναδιοργάνωση, ξεκινήστε ταξινομώντας μια μικρή στοίβα κάθε φορά. Μπορείτε να διαθέσετε μισή ώρα την ημέρα για κοσκίνισμα στα παλιά χαρτιά, ίσως ενώ παρακολουθείτε τις ειδήσεις ή ακούτε μουσική.

Θα εκπλαγείτε με τη διαφορά που κάνει μια μικρή οργάνωση. «Οι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν πόσο πληρώνουν ως αποτέλεσμα της αναταραχής των οικονομικών τους εγγράφων - μια καθυστερημένη χρέωση πιστωτικής κάρτας εδώ, μια χαμένη έκπτωση φόρου εκεί», λέει η Stephanie Denton, επαγγελματική διοργανώτρια στο Σινσινάτι. Ακόμα μεγαλύτερα, ωστόσο, μπορεί να είναι τα μακροπρόθεσμα διανοητικά και οικονομικά οφέλη. Μόλις οργανωθείτε, 'μπορείτε να εστιάσετε την ψυχική σας ενέργεια στα πραγματικά σημαντικά πράγματα, όπως οι επενδύσεις σας και οι οικονομικοί σας στόχοι', λέει ο Terry Savage, συγγραφέας του Η άγρια ​​αλήθεια για τα χρήματα ( amazon.com ). «Η λήψη των οικονομικών σας εγγράφων για να αποφέρει μεγάλα μερίσματα με σιγουριά».