Ε. Είμαι ακαταστασία και συχνά με κυριεύει η ποσότητα του χαρτιού στη ζωή μου. Έχετε κάποιες συμβουλές για να οργανώσω το γραφείο μου έτσι ώστε να μην φαίνεται τόσο χάλια;

Α. Όταν πρόκειται να διώξουμε την ακαταστασία, οι παλιές συνήθειες πεθαίνουν δύσκολα. Η εφαρμογή (και η συντήρηση) νέων συστημάτων είναι εξίσου σημαντική με τον φυσικό χώρο που οργανώνετε. Διατηρήστε οποιοδήποτε γραφείο στο σπίτι σας λειτουργεί για εσάς, τηρώντας μερικές βασικές αρχές:

Το αρχείο μακριά

Ο δοκιμασμένος –και–αληθινός κανόνας «άγγιξε το μια φορά» λειτουργεί πραγματικά – μόλις αγγίξεις ένα κομμάτι χαρτί, είτε ενεργοποίησε σε αυτό, το λιμάρεις ή το πετάξεις. Αντιστοιχίστε φακέλους αρχείων με κατηγορίες που σας εξυπηρετούν και πειθαρχήστε να ρίχνετε κάθε κομμάτι χαρτί στο κατάλληλο αρχείο την πρώτη φορά που περνάει από το γραφείο σας. Αντισταθείτε στον πειρασμό να αφήσετε σωρούς να χτιστούν. Εάν εμφανιστεί κάτι για το οποίο δεν έχετε κατηγορία αρχείου, δημιουργήστε μια επί τόπου.

Πάρε τον έλεγχο

Δημιουργήστε ένα σύστημα που σας επιτρέπει να αποφασίζετε πότε θα εργαστείτε σε τι, ώστε να μην αισθάνεστε ενέδρα από τα χαρτιά, τους λογαριασμούς και τις προσκλήσεις που κατακλύζουν το γραφείο σας. Ρυθμίστε ένα in-box για να κρατάτε μη αναγνωσμένα αντικείμενα και ένα out box για πράγματα που είναι έτοιμα να τα μεταφέρετε. Ένα ράφι αρχείων επιτραπέζιου υπολογιστή θα πρέπει να περιέχει μόνο τρέχοντα αρχεία έργου, με αντικείμενα που χρειάζονται λιγότερο συχνά κρυμμένα στα ντουλάπια ή στα ράφια. Έχετε ένα καλάθι απορριμμάτων (και ίσως έναν τεμαχιστή χαρτιού) σε κοντινή απόσταση, ώστε να μπορείτε να πετάξετε αμέσως αντικείμενα που δεν χρειάζεστε.

Διαίρει και βασίλευε

Διαχωρίστε την προσωπική από την επαγγελματική γραφειοκρατία, τις προσκλήσεις γενεθλίων από τους λογαριασμούς. Αφιερώστε ένα εύλογο χρονικό διάστημα για να κάνετε προγραμματισμό, να απαντήσετε σε προσκλήσεις και να πληρώσετε λογαριασμούς. Μην προσπαθήσετε, ωστόσο, να τα κάνετε όλα ταυτόχρονα. Το να διατηρείτε σαν αντικείμενα ομαδοποιημένα θα σας επιτρέψει να αντιμετωπίζετε τα πράγματα πιο αποτελεσματικά.

Αποθηκεύστε σωστά

Βιβλία, περιοδικά και άλλο υλικό ανάγνωσης που σκοπεύετε να κρατήσετε θα πρέπει να φυλάσσονται σε ράφια ή σε ντουλάπια. Τα ελκυστικά κουτιά εγγράφων και τα αρχεία περιοδικών είναι ευρέως διαθέσιμα και θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τον χώρο καθαρό, ώστε να απολαύσετε πραγματικά τον χρόνο σας εκεί.

Άδειο και Εκκαθάριση

Αν παρατηρήσετε ότι οι σωροί χαρτιού αρχίζουν να δημιουργούνται, μην πανικοβληθείτε - απλώς απευθυνθείτε σε αυτούς. Όταν τα αρχεία σας ξεσπούν από τα ντουλάπια τους, ήρθε η ώρα να αφιερώσετε ένα απόγευμα στην εκκαθάριση.

Κάνε μια ερώτηση

Έχετε ένα πρακτικό δίλημμα; Υποβάλετε την ερώτησή σας.

Η υποβολή σας στο RealSimple.com, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας, μας δίνει το δικαίωμα να τροποποιήσουμε, να χρησιμοποιήσουμε, να διανείμουμε, να αναπαράγουμε, να δημοσιεύουμε και να προβάλλουμε την υποβολή επ' αόριστον σε όλα τα μέσα, τα μέσα και τις μορφές χωρίς καμία πληρωμή σε εσάς. Με το παρόν δηλώνετε ότι δεν έχετε αντιγράψει το περιεχόμενο από βιβλίο, περιοδικό, εφημερίδα ή άλλη εμπορική πηγή. Η υποβολή σας στο RealSimple.com και η χρήση του ιστότοπου υπόκεινται στους Kozel Bier's Πολιτική Απορρήτου και Οροι χρήσης.

(Για ερωτήσεις σχετικά με τη συνδρομή σας, επισκεφθείτε τη διεύθυνση Γραφείο Εξυπηρέτησης Πελατών .)